Kalender

Videoprovet, #2
Modulkonfigurationen
Uppgiftsplanering
användare
Kalenderhändelser
Export och import av kalenderhändelser
filter
Snabbuppgiftsredigerare
Roller och behörigheter
Hörnsituationer

Kalenderplugin är en dra-och-släpp-kalender som visar alla möten, att göra, planerade resurser, närvaro och spenderad tid. Det har snabbt blivit det mest använda pluginet av våra kunder eftersom det ger en ultimat och omedelbar överblick över vad som händer för både vanliga arbetare och chefer. Kalender kan läggas till i valfri personlig instrumentpanel, till exempel din hemsida. För att lägga till Kalender på din hemsida, projektsida eller annan personlig sida, gå bara till sidredigeringsläget ("Anpassa denna sida"), lägg till en modul som heter "Kalender" och spara sidan.

Modulkonfigurationen

I modulkonfigurationen har du möjlighet att växla mellan personliga och chefsroller med olika behörigheter. Klicka bara på pennikonen i det övre högra hörnet av modulen för att öppna inställningsfönstret. Om du är chef kan du helt enkelt välja vilken användare som helst och tilldela uppgift genom att dra och släppa och på så sätt använda Kalender för att optimalt fördela resurserna för ditt team. Om du väljer Personligt kan du använda Kalender för att bara planera uppgifter i din egen kalender, inte för andra användare. Dessutom kan du redigera visningsintervall (inklusive alternativet att visa/dölja helger) samt användare och grupper och filter direkt härifrån. I alternativen "Sortera" kan du ställa in kriterierna för sortering av uppgifter i den vänstra kolumnen. För att importera en kalender, använd knappen "Lägg till extern kalender" i det nedre högra hörnet.

Uppgiftsplanering

Uppgiftslistan i den vänstra kolumnen innehåller alla uppgifter som gäller för filtreringskriterier som definieras i modulkonfigurationen (eller tillämpas manuellt med filtertaggarna). Du kan helt enkelt planera uppgifter i den vänstra kolumnen genom att dra och släppa dem i kalendern. Genom att dra en uppgift från den vänstra kolumnen till kalendern tilldelas 1 timme som standard för denna uppgift. Om uppgiften har en lägre återstående uppskattad tid, tilldelas endast en halvtimme som standard. När du ändrar din förväntning om den beräknade tiden drar du bara den nedre delen och ändrar den som du vill. Förklaringen under kalendern låter dig bara aktivera specifika entiteter att visas i kalendern medan de inaktiverade är dolda.

För att snabbt ändra en uppgifts beräknade tid klickar du bara på antalet timmar som visas i den högra kolumnen för varje enskild uppgift och anger sedan ett nytt värde. Alternativet att ändra värdet visas bara när fältet "Uppskattad tid" inte är inställt som "skrivskyddat" i arbetsflödet. Ändringen sparar omedelbart. Antalet timmar som visas i den vänstra kolumnen är den återstående tiden för den uppgift som ska schemaläggas ännu, det vill säga beräknad tid minus spenderad tid och redan schemalagda timmar (dessa tas från manuellt inställda reservationer).

Se till att din uppgift är planerad mellan uppgiftens startdatum och förfallodatum. Det här området är färgat i grönt i Kalender, det icke-tillgängliga området färgas i rött när du drar en uppgift och håller ned. Om du släpper din uppgift i ett rött område visas ett felmeddelande. Timmarna utanför din aktiva arbetstidskalender räknas också som en del av det röda området så att ingen användare kan ha uppgifter schemalagda utanför sin normala arbetstid. Alla användares åtgärder med uppgifter sparas automatiskt.

Informationen om tidslängd som är synlig i de redan schemalagda uppgifterna (kalenderrutorna) representerar tidslängden för uppgiften i just denna dag, vilket kanske inte motsvarar tidslängden (uppskattad tid) för uppgiften (eftersom den kan vara schemalagd i delar för mer dagar). För att förlänga eller minska längden på en uppgift i kalenderns dags-/veckovy, flytta helt enkelt den nedre kanten av uppgiften upp och ner med vänster musknapp. Genom att högerklicka på uppgiftens tilldelade timmar direkt på kalenderns tidslinje, dyker ett uppgiftsfönster upp, som låter dig anpassa "Start > Slut"-tiden manuellt för uppgiftens varaktighet under respektive dag. Detta popup-fönster är ett alternativ till att helt enkelt dra-och-släppa uppgiften direkt på tidslinjen, men vissa användare kanske föredrar ett sådant sätt istället.

För att byta tidsvy för kalendern, använd respektive listruta precis ovanför kalendern (idag, dag, vecka, månad, år, agenda). I årvyn kan endast en användares aktiviteter visas i taget. Agendavyn visar journal över alla schemalagda aktiviteter och deras datum.

Lika enkelt kan du också ändra uppgiftsattribut. Klicka bara på en uppgift i kalendern för att visa snabbuppgiftsredigeraren. Här kan du också logga spenderad tid, kommentera en uppgift eller ta bort en uppgift från kalendern.

Listan över allokerbara uppgifter visar inte avsiktligt uppgifter som har sin beräknade tid överskriden av spenderad tid, vilket innebär att de inte kan tillhandahålla några allokerbara timmar och därför är irrelevanta för Kalender. Dessa uppgifter kallas Ofördelbara uppgifter och du kan se information om deras kvantitet direkt under listan med allokerbara uppgifter.

användare

När du klickar på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet av modulen, visas en rullgardinslista med urvalet av användare precis ovanför uppgiftslistan, vilket gör att du enkelt kan lägga till valda användare i kalendern genom att klicka på deras namn. De valda användarna visas precis ovanför kalendern i form av namngivna knappar. Ett enda klick på knappen markerar användaren så att du kan tilldela uppgifter till honom. Ett dubbelklick visar bara uppgifter, möten etc. för den specifika användaren (som ett filter). För att ta bort en användare från urvalet klickar du bara på papperskorgen bredvid hans namn. För att aktivera en specifik användare klickar du bara på knappen med hans namn.

Endast en användare kan vara aktiv i taget (markerad med en grön ram och "check" -symbolen bredvid hans namn), vilket innebär att varje uppgift som dras från den vänstra kolumnen och släpps in i kalendern kommer att tilldelas och schemaläggas endast för den aktiva användare. Var noga med att en korrekt användare är aktiv innan du planerar en uppgift. Annars skulle uppgiften automatiskt omfördelas och omplaneras till en fel användares kalender. Den aktuella mottagaren kan identifieras av en användares ikon vid varje uppgifts låda.

Kalenderhändelser

Kalender innehåller möteskalender, vilket innebär att du enkelt kan skapa ett nytt möte såväl som ny uppgift, närvaro eller aktivitet direkt härifrån. Klicka bara, håll och flytta vänster musknapp på det tomma utrymmet i kalendern (för en intradagsaktivitet) eller klicka helt enkelt på den specifika dagen i dag-/veckovyn (för en heldagsaktivitet), släpp sedan knappen och välj i popup-fönstret vilken typ av enhet du vill skapa (möte, uppgift, närvaro). När du schemalägger olika typer av enheter (som möte + närvaro) för samma tidslucka, kommer det att resultera i 3 ömsesidigt överlappande rutor i kalendervyn.

Närvaroposter i Kalender är endast synliga selektivt, precis som i möteskalender. Närvaroprotokoll utan attributet "På jobbet?" är också synliga i kalendern, möteskalendern och närvarokalendern. Däremot, närvaroprotokoll med attributet "På jobbet?" är synliga bara i närvarokalendern men inte i kalendern eller möteskalendern. Huvudfokus är att dessa verktyg snarare är evenemangsplanering än närvaroöversikt, som å andra sidan är huvudfokus i Attendance Calendar.

Export och import av kalenderhändelser

För att exportera händelser eller andra enheter från din kalender till en annan iCal-kompatibel kalender, klicka bara på knappen "iCal URL för export av händelser" i det nedre högra hörnet. Detta öppnar ett popup-fönster som heter "URL för din kalender" med URL-adressen precis som en QR-kod som innehåller samma URL-adress för snabbare copy-paste. För varje URL-adress kan du bestämma vilka enheter som ska inkluderas för export genom att markera respektive kryssruta (mötes- och närvaroposter är markerade som standard, endast uppgifter är valfria). Klistra sedan helt enkelt in den genererade exportlänken i ett importfält i den mål-iCal-kompatibla kalendern.

För att importera en extern iCal-kompatibel kalender till Easy Redmines kalender, öppna inställningarna för kalendermodulen » Externa kalendrar » klicka på knappen "Lägg till kalender". I formuläret anger du namnet på kalendern och URL-länken till *.ics-filen (URL-länken kan erhållas från leverantören av den externa iCal-kompatibla kalendern).

För mer information, vänligen kolla iCal -synkronisering.

filter

Om du behöver åsidosätta standardsynligheten för uppgifter som visas i den vänstra kolumnen använder du "filter"meny för detta ändamål. Menyn är dold bakom tandhjulsikonen i det övre högra hörnet av modulen. Om du klickar på diskettikonen bredvid den omdirigeras du till alternativet att spara filtret. Du kan spara dina filter som taggar i rubriken (övre vänstra hörnet), vilket gör det enkelt att använda rätt filter med bara ett klick.

Snabbuppgiftsredigerare

Snabbuppgiftsredigerare gör det möjligt att se och/eller redigera all viktig data relaterad till en specifik uppgift i ett popup-fönster på en skärm, vilket eliminerar behovet av att öppna uppgiften på en separat flik. Så det är som en kompakt vy av allt som vanligtvis kan hittas under olika flikar, kolumner eller knappar i den normala uppgiftsvyn. Viktigast av allt är att snabbuppgiftsredigeraren är extremt snabb och enkel att använda och dess huvudsakliga syfte är att spara tid samtidigt som man gör standarduppgiftshantering. För att öppna snabbuppgiftsredigeraren för en specifik uppgift från Kalender klickar du bara på själva uppgiften.

Nedan ser hur snabbuppgiftsredigeraren ser ut. Som du kan se innehåller sidofältets meny knappar för snabb navigering till erforderliga uppgiftsattribut som du vill kontrollera eller redigera, nämligen detaljer, beskrivning, kommentarer, bilagor, spenderad tid, medarbetare, taggar, deluppgifter, överordnad uppgift och relaterade uppgifter.

Naturligtvis är snabbuppgiftsredigeraren definitivt inte en passiv vy men är helt interaktiv så att du snabbt kan redigera något av dessa synliga uppgiftsattribut eller lägga till saknad text bara genom att klicka på respektive område på skärmen.

Roller och behörigheter

Roller och behörigheter för plugin är vanliga med de för Easy Gantt och Resource Management och kan redigeras i Administration → Roller och behörigheter → välj en användarroll → Easy Gantt & Resource Management & Calendar. Dessutom kan vissa behörigheter definieras av arbetsflödesinställningar, som att skrivskyddade fält inte kan ändras från Kalender.

Användare utan behörighet att visa uppgifter (detta kan ändras i Administration > Roller och behörigheter > Uppgiftsspårning) kan också se kalendermodulen inklusive alla uppgifter på tidslinjen, men de kan inte se uppgiftens namn och de kan inte klicka sig vidare till se uppgiftsdetaljerna. För sådana användare är alla uppgifter bara anonyma. Möten i Kalender är synliga för användare beroende på tillåten synlighet för användartypen som deltar i mötet. Synlighet för användartyper kan ändras i Administration > Användartyper > Synlighetsalternativ.

Hörnsituationer

Uppgifter som tilldelats grupper stöds inte av Kalender så du kan uppleva problem med att gruppuppgifter försvinner i Kalender när du försöker schemalägga dem.
Inställningen "Visa intervall" i Kalender och Arbetstidskalender får inte ställas in över midnatt (som 22:00 - 06:00), annars kommer ingen data att visas.

Hur påverkas Kalenders beteende av användarnas personliga tidszoner:

Säljaktivitet (avbruten från version 11) - När en försäljningsaktivitet skapas via Kalender måste tiden för aktiviteten väljas i programmets standardtidszon. Men efter att säljaktiviteten har skapats, ser varje användare den i sin personliga tidszon enligt användarens profil. Därför, om den personliga tidszonen för en användare skiljer sig från applikationens standardtidszon, ser den här användaren samma aktivitet vid en annan tid. När en försäljningsaktivitet skapas tillsammans med ett möte, visas alltid den schemalagda tiden för ett möte i programmets standardtidszon för alla användare oavsett deras personliga tidszoner.
Närvaro - När en närvaropost skapas via Kalender, måste tiden för närvaron väljas i applikationens standardtidszon. Men efter att närvaroposten har skapats ser varje användare den i sin personliga tidszon enligt användarens profil. Därför, om den personliga tidszonen för en användare skiljer sig från programmets standardtidszon, ser den här användaren samma närvarorekord vid en annan tid.
Möte - När ett nytt möte skapas via Kalender måste mötestiden väljas i programmets standardtidszon. Men efter att mötet har skapats ser varje användare det i sin personliga tidszon enligt användarens profil. Därför, om den personliga tidszonen för en användare skiljer sig från programmets standardtidszon, ser den här användaren samma möte vid en annan tid.
uppgift - Den schemalagda tiden för en uppgift visas alltid i programmets standardtidszon för alla användare oavsett deras personliga tidszoner.