Logga in
en

Språk

  • en
  • de
  • fr
  • es
  • br
  • ru
  • jp
  • kr

Maskinöversättning

  • bg
  • cs
  • dk
  • gr
  • hu
  • il
  • it
  • pl
  • se
  • tr

Easy DMS - Dokumenthanteringssystem

Hur man arbetar med Easy DMS - Document Management System

Information för IT -administratörer finns på GitHub.
Paketet för generisk Redmine är tillgängligt för nedladdning här.

Vad är Easy DMS
Vilka är huvuddragen i Easy DMS
Hur du konfigurerar plugin
Hur man skapar anpassade fält
Så här konfigurerar du dokumentmärkning
Så här konfigurerar du roller och behörigheter
Hur man aktiverar Easy DMS på ett projekt
Så här konfigurerar du arbetsflöden för godkännande
Hur man arbetar med Easy DMS -modul
Hur man visar aktiviteter relaterade till Easy DMS
Så här konfigurerar du WebDAV
WebDAV felsökning

 

Vad är Easy DMS

Easy DMS är ett dokumenthanteringssystem som används för att spåra, hantera och lagra dokument och minska papper. Den kan registrera de olika versionerna som skapats och modifierats av olika användare (historikspårning). Easy DMS finns som ett separat plugin för Easy Redmine. Den syftar till att förlänga den nuvarande Easy Redmine's Documents -modulen. Easy DMS levereras med WebDAV -funktionalitet så att du kan hantera dina dokument direkt från din filhanterare (t.ex. Windows Explorer) utöver standardwebbåtkomst. Easy DMS är avsett att användas av alla användare som behöver arbeta med dokument.

 

Vilka är huvuddragen i Easy DMS

  • Katalogstruktur struktur~~POS=HEADCOMP
  • Dokumentversion / revisionshistorik
  • E -postaviseringar för kataloger och/eller dokument
  • Låsning av dokument
  • Uppladdning/nedladdning av flera (dra/släpp beroende på webbläsare)
  • Multi nedladdning via zip
  • Direkt dokument eller dokumentlänk skickar via e -post
  • Konfigurerbart arbetsflöde för dokumentgodkännande
  • Granskning av dokumentåtkomst
  • Integration med Easy Redmines aktivitetsflöde
  • Wiki -makron för snabb länkning av innehåll
  • Full läs / skriv webdav funktionalitet
  • Valfri dokumentinnehåll i fulltext
  • Dokument och filer symboliska länkar
  • Dokumentmärkning
  • Soptunna

 

Hur du konfigurerar plugin

Du kan konfigurera insticksprogrammet i Mer> Administration> Insticksprogram. Plugin -konfigurationen är tillgänglig genom att klicka på Konfigurera.

Tillgängliga alternativ är följande (standardvärdet inom hakparenteser):

  • Maximal nedladdning av filer [0] Begränsar maximalt antal filer som laddas ner i zip eller skickas via e -post. 0 betyder obegränsat.
  • Maximal e -postbilagsstorlek [0] Begränsar maximal filstorlek som kan skickas via e -post. 0 betyder obegränsat. Antalet är i MB.
  • Fillagringskatalog [/files/dmsf] Där de uppladdade filerna lagras fysiskt.
  • Radering av fysisk fil [Nej] Om filer raderas fysiskt efter att de har raderats i webbgränssnittet.
  • Standardmeddelande om fil [Avaktiverad] Tillåter uppsatta aviseringar per projekt.
  • Visa meddelade mottagare [Inaktiverad] När den är aktiverad kommer användaren att informeras om alla mottagare av just skickad e -postavisering.
  • Titelformat [''] - Titelformat som används när ett dokument laddas ner.
  • Agera som bifogad [Nej] - Den här funktionen ger möjlighet att bifoga dokument till uppgifter. Det nya/redigera uppgiftsformuläret innehåller ett Dra och släpp -område för överföring av dokument.

    Följande val "Projektinställningar" visas bara i projektinställningarna under fliken DMS när kryssrutan ovan är markerad i plugin -konfigurationen.
  • Kolumner - Du kan välja vilka kolumner som ska synas i huvuddokumentvyn. (Alla anpassade fält är tillgängliga som kolumner)
  • Från - En e -postadress från vilken e -postmeddelanden med dokument skickas.
  • Svar till-En e-postadress för svar-till-fält när dokument skickas via e-post.
  • Endast länkar - Skicka bara länkar istället för dokument.
  • Håll dokument låsta - Dokument kommer att hållas låsta när de godkänns.
  • WebDAV [Aktiverad] WebDAV en gång aktiverat finns på http: //.../dmsf/webdav/ [projektidentifierare]
  • Webdav-strategi [Skrivskyddad] Gör det möjligt för administratören att avgöra om WebDAV är en skrivskyddad eller läs-skriv-plattform för slutanvändare.
  • Katalog som innehåller Xapian-databaser [files/dmsf_index] En plats för Xapian-databas för fulltextsökning.
  • Stammspråk [engelska] Ett språk som används för stammning.
  • Stamstrategi [Stem none] Den här kontrollerar hur frågeparsaren kommer att tillämpa stamningsalgoritmen. Standardvärdet är STEM_NONE. De möjliga värdena är:
    • STEM_NONE: Utför inte någon stamning.
    • STEM_SOME: Sök efter stammade former av termer utom de som börjar med stor bokstav eller följs av vissa tecken eller används med operatörer som behöver positionsinformation. Stammade termer är prefixade med 'Z'.
    • STEM_ALL: Sök efter stammade former av alla ord (notera: inget Z -prefix har lagts till).
    • Observera att härkomstalgoritmen endast tillämpas på ord i sannolikhetsfält - booleska filtertermer stammas aldrig.

 

Hur man skapar anpassade fält

Anpassade fält kan tillämpas på dokument och mappar. Där i Easy Redmine Administration finns ett objekt anpassat fält. Om Nytt anpassat fält från kommandofältet är markerat finns en ny Easy DMS -typ tillgänglig. Sedan finns det en vanlig Ny anpassad fältform där man kan specificera de nya anpassade fältparametrarna.

 

Så här konfigurerar du dokumentmärkning

För att kunna använda dokumenttaggningsfunktionen lägger vi till ett nytt anpassat DMS -fält med namnet Tag som en lista med möjliga värden som anges enligt dina krav.

När det anpassade fältet är sparat hittar du det i redigeringsläge när du laddar upp ett nytt dokument eller en ny version. Välj bara taggets lämpliga värde och spara.

 

Så här konfigurerar du roller och behörigheter

Roller och behörigheter kan konfigureras i Mer> Administration> Roller och behörigheter. Tillgängliga behörigheter relaterade till Easy DMS är följande:

  • Visa åtkomst till DMS -filer
  • Visa DMS -filrevisioner
  • Bläddra bland dokument
  • Användarinställningar DMS -fliken är aktiverad i projektinställningarna
  • Visa dokument Dokument kan laddas ner, mejlas, kopieras och flyttas. Godkännande arbetsflöde är tillgängligt.
  • Mappmanipulation Mappar kan skapas, raderas, redigeras, låsas, låsas upp. E -postmeddelande kan slås på/av.
  • Filmanipulering Dokument kan laddas upp, låsas, låsas upp. E -postmeddelande kan slås på/av. Godkännande arbetsflöden kan tillämpas. Symboliska länkar kan skapas/tas bort.
  • Radera dokument Det går att skriva in papperskorgen och ta bort/återställa dokument.
  • Tvinga upp filupplåsning En medlem får låsa upp ett dokument som är låst av någon annan.
  • Filgodkännande Aktivera/inaktivera godkännande av arbetsflöde för dokumentgodkännande.
  • Hantera arbetsflöden Fliken för godkännande av arbetsflöden är aktiverad i projektinställningarna. Medlemmar får definiera godkännande arbetsflöden för projektet.

 

Hur man aktiverar Easy DMS på ett projekt

För att göra Easy DMS tillgängligt för ett projekt är det nödvändigt att ha kontrollerat motsvarande modul på fliken Moduler. För att göra det, gå till det specifika projektets Inställningar> Moduler> kryssa i "Easy DMS" kryssrutan och klicka på Spara. Omedelbart därefter kommer flikarna Easy DMS och Approval att visas i toppmenyn för det specifika projektet enligt nedan. Varje projektmedlem med motsvarande behörigheter kan ställa in e -postaviseringar relaterade till DMS -dokument och projektmappar.

 

Så här konfigurerar du arbetsflöden för godkännande

Med dessa inställningar kan projektledare definiera arbetsflöden för godkännande. Arbetsflödesfunktionen för godkännande som en del av Easy DMS tillåter användare att skapa en godkännandekedja för dokumentgodkännande. Ett godkännande arbetsflöde definieras av ett logiskt namn och av tilldelade användare - godkännare i en viss ordning med ett givet beroende. Varje godkännande arbetsflöde består av ett eller flera godkännande steg. Varje godkännandesteg innehåller en eller flera godkännare och deras beroende. Det betyder att vi kan tilldela en ny användare med ett beroende AND eller OR. Så för att gå vidare till nästa godkännandesteg krävs ett godkännande av en eller alla godkännare. Följaktligen kan vi definiera seriellt eller parallellt arbetsflöde på detta sätt.

Godkännande arbetsflöden kan konfigureras både på global och projektnivå. De globala nivåinställningarna finns tillgängliga i Mer> Administration> Godkännande arbetsflöden. Här kan definieras globala arbetsflöden för godkännande som är tillgängliga i alla projekt enligt nedan. Projektnivåinställningarna är tillgängliga på motsvarande flik för ett visst projekt med Easy DMS -modul aktiverad, som förklarats tidigare.

För att skapa ett nytt arbetsflöde för godkännande, klicka på respektive knapp i det övre högra hörnet. Då förväntas du ange ett namn på det nya godkännande -wokflödet. Om du redan har skapat några godkännande arbetsflöden kan du kopiera ett till det nya genom att välja det från "Kopiera arbetsflöde från" i rullgardinsmenyn.

När allt är ifyllt klickar du på knappen Skapa. Just skapat arbetsflöde visas på arbetsflödeslistan. För att ändra arbetsflödesnamnet eller definiera arbetsflödessteg, klicka på arbetsflödets namn. Då visas arbetsflödesuppdateringsformulär. Högst upp i formuläret kan du uppdatera arbetsflödesnamnet. Redigera namnet där och klicka på knappen Spara.

 

Med knappen Nytt steg kan du välja ett eller flera godkännanden och genom att klicka på OCH eller ELLER -knappen kommer du att lägga till ett nytt godkännandesteg i slutet eller genom att välja ett befintligt steg från listan till ett befintligt steg.

Exempel

Lägga till ett nytt steg med en enda godkännare

  1. Välj en användare från listan.
  2. Stegvärdet förblir på standardvärdet Nytt steg.
  3. Lägg till ett nytt godkännandesteg genom att klicka på knappen ADD.

Lägga till ett nytt steg med mer än en godkännare

  1. Välj två eller ännu fler användare från listan.
  2. Stegvärdet förblir på standardvärdet Nytt steg.
  3. Lägg till ett nytt steg genom att klicka på knappen AND eller ELLER beroende på förhållandet mellan godkännare i steget.

Lägga till en nästa godkännare i ett befintligt steg

  1. Välj en användare från listan.
  2. Ändra stegvärdet till antalet av ett avslutande steg.
  3. Lägg till ett nytt steg genom att klicka på knapparna AND eller ELLER beroende på förhållandet för den nya godkännaren i steget.

Senare kan avslutande godkännandesteg tas bort eller ordnas om genom att klicka på motsvarande ikoner bredvid steggodkännanden. Tänk på att arbetsflödet bara godkänns när varje steg är uppfyllt. Om du till exempel har ett steg med två godkännare med OR -operatören krävs bara ett godkännande. Tvärtom, om du har två steg med en godkännare per varje steg krävs två godkännanden.

Godkännande arbetsflödesbegränsningar

Radering av ett redan använt arbetsflöde för godkännande medför att de berörda dokumenten förblir i sitt senaste godkännandestatus: Tilldelat, Väntar på godkännande, Godkänt eller Avvisat men det är omöjligt att fortsätta i ett oavslutat arbetsflöde. Godkännandeloggen är inte heller tillgänglig. Dokument med det oavslutade arbetsflödet förblir låsta. För att tilldela arbetsflödet igen eller på ett annat sätt för att uppdatera dokumentet är det nödvändigt att låsa upp dokumentet först och sedan skapa en ny översyn av dokumentet antingen genom att ladda upp en ny version av dokumentet eller genom att skapa en ny revision i dokumentinformation.

Om ett av stegen i ett visst arbetsflöde tas bort förblir de berörda dokumenten i sitt senaste godkännandestatus: Tilldelat, Väntar på godkännande, Godkänt eller Avvisat. Om det finns oavslutade godkännandesteg är det möjligt att fortsätta i godkännandekedjan. Det saknade steget hoppas över. Om dokumentet är i tillståndet Väntar på godkännande och det just borttagna steget var det sista godkännandesteget, förblir dokumentet i tillståndet Väntar på godkännande och det är omöjligt att fortsätta godkänna.

Om ett eller flera godkännandesteg läggs till eller ändras i ett visst arbetsflöde, förblir de berörda dokumenten i sitt senaste godkännandestatus: Tilldelat, Väntar på godkännande, Godkänt eller Avvisat. De tillagda stegen ingår inte i redan tilldelade arbetsflöden och har därför inget inflytande på tilldelade arbetsflöden för godkännande. Det uppdaterade arbetsflödet återspeglas av dokument med arbetsflöde som tilldelats efter uppdateringen.

 

Hur man arbetar med Easy DMS -modul

Dokument

Med modulen Dokument kan du lagra all dokumentation som är relevant för ett projekt på ett ställe, sorterat i mappar. Du kan slå på dokumentmodulen genom att gå till fliken Projektinställningar → Moduler. Markera kryssrutan framför DMS -objektet, som är dokumenthanteringssystemfunktionen.

På skärmen hittar du två huvudområden: mapp och filträd i den övre delen av skärmen och ett område för överföring av filer i den nedre delen av skärmen.

Dokumenthantering

Dokumenten lagras i mappar, som ska ha en sådan struktur som ger en enkel orientering inom ämnet. DMS -katalogstrukturen stöder dra och släpp -funktionen för enkel och snabb dragning av dokument från en mapp till en annan, eller en undermapp till en annan överordnad mapp.

Ny mapp

Du kan skapa en ny mapp genom att klicka på knappen "Skapa mapp" i det övre högra hörnet. Detta tar dig till följande skärm:

Den nya mappen skapas som en undermapp till den aktuella platsen i mappträdet. Ange en titel för den nya mappen. Du kan lägga till en mappbeskrivning med olika typer av textformatering, till exempel rubriker, listor, länkar till webbsidor, dokument och så vidare. Slutligen kan du välja användarroller som bara kommer att få åtkomst till den mappen. Om du är nöjd med inställningarna klickar du på knappen Spara.

En ny mapp kan också skapas genom att kopiera en befintlig mapp. Visa en lista med mappar och välj en mapp att kopiera. Välj Kopiera/Flytta i den högra menyn (eller genom att högerklicka på) i den här mappen.

Välj målprojekt och målmapp. Klicka på knappen Kopiera.

Mappbehörigheter

I det nya mappformuläret eller senare i redigeringsformuläret kan du ange extra mappbehörigheter. Genom att välja roller och medlemmar kan du styra åtkomsten till mappen.

Lista över mappar

Varje rad i mapplistan innehåller:

  • mappnamnet
  • skapelsedatum, författare
  • redigeringsverktyg för mappar
  • möjlighet att radera en mapp
  • anmälningsflagga

Redigeringsverktyget använder samma formulär som används för att skapa en ny mapp. Du kan ändra mapptitel och beskrivning här. Du kan sortera mapparna i alfabetisk eller omvänd alfabetisk ordning. Du uppnår detta genom att klicka på pilens tecken direkt från kolumnnamnet (osorterad, alfabetisk ordning, omvänd alfabetisk ordning).

Verktyg för dokumenthantering

Genom att högerklicka på ett visst dokument i en DMS-mapp visas en snabbmeny med följande alternativ: Redigera, Kopiera/Flytta, Länk till, Lås, Slå på aviseringar, Uppdrag, Ladda ner, E-post, Redigera innehåll, Ta bort. För att redigera dokumentet online i realtid är det nödvändigt att ha Microsoft Office installerat eftersom funktionen inte är kompatibel med andra kontorsprogram (inklusive LibreOffice).

Filtrering

Om du är osäker på vad mappen heter kan du prova att använda ett nyckelord. Gå till fältet Filter i det övre högra hörnet och börja skriva nyckelordet.

Endast de mappar med titlar som innehåller den angivna bokstavssekvensen kommer att visas. När du fortsätter att skriva finns det färre mappar kvar.

Tagging

Det finns en fördefinierad lista med taggar. Om du väljer en tagg från listan kommer det bara att visas dokument och mappar som är märkta med den taggen. För att rensa taggfiltret och visa alla dokument och mappar igen, välj bara det tomma objektet i listan.

Download

Låt oss säga att du vill ladda ner allt innehåll i en mapp som heter “Träning”. Markera kryssrutan framför mapptiteln och klicka sedan på knappen Hämta (kan hämtas med höger musknapp eller över menyn i slutet av mappraden): Hela innehållet i mappen kommer att bli zippad i en filen och sparas på din hårddisk.

E-post

Du kan skicka mappens innehåll till din partner. Markera kryssrutan framför mapptiteln och klicka sedan på knappen E -post. Allt innehåll i mappen kommer att zippas till en fil. Du kommer att bli ombedd att fylla i mottagarens e-postadress, ämne och du kan lägga till en text som förklarar vad du skickar. De zippade filerna ingår automatiskt. Var dock försiktig med att skicka hela innehållet i en mapp eftersom dess storlek kan överskrida e-postgränserna och din e-post kanske inte levereras!

Innan du skickar kan du kontrollera bilagan genom att klicka på URL -länken Documents.zip. Om bara kryssrutans länkar är markerade kommer URL -länkar till bifogade dokument att läggas till i e -posten i stället.

Ta bort mapp

Du kan radera en mapp genom att klicka på knappen Ta bort i den högra menyn (eller genom att högerklicka). Om du vill ta bort fler mappar samtidigt markerar du kryssrutorna framför mapptitlarna och klickar sedan på knappen Ta bort i snabbmenyn (genom att högerklicka). Det är också möjligt att ta bort en mapp med dokument, dvs en tom mapp. Det är också möjligt att ta bort en mapp med dokument, dvs en tom mapp.

Lägg till dokument

När du har konfigurerat din mappstruktur kan du börja fylla den med filer. Du kan naturligtvis lägga till en ny mapp när som helst senare.

Nya filer kan läggas till på två sätt:

  1. med drag & släpp -metoden - du drar och släpper de filer du vill lägga till i området som heter Upload; endast för filer med storlek <100MB; fungerar inte för Internet Explorer, det öppnar dokumentet istället för att lägga till det i listan
  2. klicka på knappen "Ny fil" i det övre högra hörnet och leta sedan efter filen

Du ser en lista med alla filer som ska läggas till. Varje rad innehåller:

  • namnet på filen
  • status
  • filstorlek
  • möjlighet att ta bort filen från listan

Du kan lägga till upp till 20 filer inom en uppladdning. För filer över 2 GB måste du ha en 64b webbläsare. Om du inte har en 64b -webbläsare, använd ditt arkiveringsverktyg som ZIP eller RAR och komprimera och dela sedan din ursprungliga fil i fler mindre arkiv innan du laddar upp. När alla filer är klara för uppladdning till mappen klickar du på knappen Starta uppladdning. Du kommer att se uppladdningsstatusen förändras. Om det behövs kan du stoppa uppladdningen genom att klicka på knappen Stoppa uppladdning.

Du kan justera ytstorleken genom att dra den nedre raden upp och ner.

När filerna laddas upp visas en liknande skärm:

Här kan du ändra filtitel, lägga till beskrivning och kommentar och tilldela en lämplig version. Du kan också välja en motsvarande tagg från den fördefinierade listan. När du är nöjd klickar du på Commit -knappen. Om ett dokument med samma filnamn redan finns i den aktuella mappen erbjuds du en ny översyn av dokumentet automatiskt.

Ogiltiga tecken i dokumentnamn: '\ [\] \ / \ \ \? ": <> # % \ * '

Den maximala dokumentbilagsstorleken begränsas genom att ställa in den maximala bilagans storlek i menyn Mer »Administration» Inställningar »Filer» Maximal bifogad storlek.

Dokumentlänkar

Det är möjligt att skapa en länk till ett annat dokument eller en mapp från samma eller en annan mapp med samma eller ett annat projekt. Länkar beter sig som om de fungerar direkt på måldokumentet eller mappen. Det betyder till exempel att om du laddar ner eller skickar en länk via e -post skickas den refererade filen till användaren.

Om måldokumentet ska tas bort eller flyttas kommer användaren att varnas för befintliga länkar och dessa länkar kommer att tas bort automatiskt.

Skapa en länk på den aktuella platsen till en annan fil eller mapp

Det finns ett kommando "Länka från" i kommandofältet i dokument- eller mappinformationsformuläret. Efter ett klick på ikonen visas en ny blankett Ny dokumentlänk. Användaren förväntas välja ett källprojekt, mapp och valfritt dokument som målet för länken som just skapas.

Inre

Tillåt att skapa länkar till DMS -objekt.

Yttre

Tillåt att skapa länkar till externa objekt med hjälp av deras URL.

Skapa en länk från den aktuella filen eller mappen till en annan mapp

Det kommer att finnas ett nytt kommando "Länk till" i kommandofältet i huvudvyn. Efter ett klick på ikonen visas en ny blankett Ny dokumentlänk. Användaren förväntas välja ett målprojekt och en mapp där länken som just skapas kommer att finnas.

Lista över dokument

Dina filer läggs till i mappen:

Du ser filtitlar och namn, deras storlek, datum för senaste ändring, version, arbetsflödesstatus och vem som har lagt till dem (författaren). Dessutom kan du låsa eller radera filer. En rörelse av ett dokument skapar en ny revision vars författare är användaren som flyttade dokumentet. Därför ändras dokumentets författare till den aktuella användaren enligt den senaste översynen.

Symboler och deras betydelse:

    filinformation

    lås för att förhindra förändringar för andra medlemmar

    låsa upp för att tillåta ändringar för andra medlemmar

    radera fil

    aviseringar inte aktiva: aktivera (endast projektledare eller administratör)

    aviseringar aktiva: inaktivera (endast projektledare eller administratör)

    arbetsflöde för godkännande

Dokumentinformation

Om du klickar på symbol, kommer du till sidan med detaljerad information om filen.

Du ser filhistoriken, dess versioner och arbetsflöde. Du kan ladda ner äldre versioner genom att klicka på motsvarande skylt. Du kan visa/dölja nedladdnings- och e -postposter genom att klicka på ikonen. Du kan ta bort en viss version genom att klicka på ikonen. Filen kan kopieras eller flyttas till en annan mapp eller till och med projekt genom att klicka på ikonen. Då förväntas du välja en målmapp och ett projekt. Filen kopieras eller flyttas genom att klicka på en motsvarande knapp Kopiera eller flytta.

Som projektledare ser du också statistik om vem, när och hur många gånger som har laddat ner enskilda versioner.

Du kan lägga till ny version genom att klicka på plustecknet + bredvid titeln Ny version högst upp på sidan. Följande skärm visas:

Du kan ändra titel, beskrivning och lägga till en ny kommentar. Om du lägger till en ny fil (nytt innehåll) tilldelas den en ny version automatiskt. Det kan antingen vara en mindre version (om den tidigare versionen var x.1 kommer den nya versionen att vara x.2; vanligtvis för mindre ändringar i dokumentet) eller en större version (om den tidigare versionen var 1.x, ny version kommer att vara 2.0; vanligtvis för omfattande ändringar i dokumentet).

När du är klar med alla dokumentinställningar klickar du på knappen Skapa och en ny version läggs till.

Meddelanden

Det är möjligt för projektledaren eller administratören att aktivera/inaktivera aviseringar för varje dokument eller dokumentmapp. Om meddelandeflaggan är på skickas ett e-postmeddelande till alla e-postmottagare efter att dokumentstatus har ändrats (skapande, ändring, godkännande). E-postmottagarna är hämtade från listan över projektmedlemmar. E-postmeddelandeinställningar för enskilda användare beaktas.

Om anmälningsflaggan är inställd på en mapp skickas meddelande-e-postmeddelanden om dokumentstatus ändras inom mappens subhierarki.

Observera att alla e -postaviseringar relaterade till Easy DMS skickas både för planerade projekt och projekt i realisering. Tvärtom skickas inte e -postaviseringar relaterade till andra enheter i Easy Redmine för planerade projekt.

Det finns flera sätt att aktivera/inaktivera e-postaviseringar från DMS:

  1. Plugin-inställningar - I plugin -inställningarna kan du ange om aviseringarna är aktiverade eller inaktiverade för nyskapade kataloger. Detta är alternativet "Standardmeddelanden för fil" som kan ställas in på Aktiverat X avaktiverat.
  2. Projektinställningar - I projektinställningarna finns fliken Dokument och inuti den finns alternativet Meddelanden: Standard (ingen ändring) X Aktiverad (jag vill få aviseringar även när de är avstängda) X Inaktiverade (jag vill inte ta emot aviseringar även när de är påslagna). Detta är inställningen för den för närvarande inloggade projektmedlemmen.
  3. Adressbokens inställningar - För varje katalog finns det en ikon för att aktivera respektive avaktivera aviseringar.
  4. Dokumentinställningar - För varje dokument finns en ikon för att aktivera respektive avaktivera aviseringar.
  5. Användarinställningar - I användarprofilen kan alla ställa in vilka aviseringar de vill få.

Godkännande arbetsflöde

Arbetsflödesstatus för godkännande indikeras av arbetsflödesstatus i kolumnen Arbetsflöde. Utgångsläget är Inget, efter tilldelning av arbetsflöde för godkännande ändras status till Tilldelad.

För att starta det redan tilldelade arbetsflödet för godkännande, klicka på Start -knappen i snabbmenyn.

I händelse av arbetsflödesstatus finns nästa godkännare listade.

Godkännande arbetsflödesprocess

Själva processen beskrivs tydligt i diagrammet nedan.

Och nu steg för steg:

1. Tilldela ett befintligt godkännande arbetsflöde till det valda dokumentet genom att klicka på ikonen:    

Då visas ett arbetsflödesuppgiftsformulär:

Alla arbetsflöden för projekt och globalt godkännande kan väljas. Välj ett arbetsflöde och klicka på knappen Skicka. Det valda arbetsflödet tilldelas dokumentet.

2. I nästa steg måste det tilldelade arbetsflödet startas genom att klicka på ikonen:    

3. När arbetsflödet startas förväntas alla godkännare i särskilda steg göra ett godkännande. Dokumentet är låst för att förhindra alla ändringar.

Om du är en av godkännarna för det aktuella godkännandesteget är ikonen klickbar och du kan göra ett godkännande genom att klicka på den. Därefter visas godkännandeformuläret:

Du har tre alternativ här, antingen godkänna, avvisa eller delegera det aktuella godkännandesteget. Vid avslag eller delegering är du skyldig att kommentera det i textfältet "Din anteckning ...". Endast medlemmar av projektet erbjuds för delegation. Ditt beslut bekräftas genom att klicka på knappen Skicka.

4. Om du just har godkänt dokumentet och du är den sista personen i godkännandekedjan. Dokumentet är godkänt som en följd av ditt godkännande. Statusen ändras till ”Godkänd”.

5. Om du just har avvisat dokumentet. Godkännandekedjan avslutas omedelbart och dokumentet är i tillståndet Avvisat.

6. Om du godkänner det och du inte är den sista godkännaren eller om du delegerar ditt godkännande till någon annan, fortsätter arbetsflödesgodkännandet.

Logga

Alla arbetsflödesgodkännanden lagras och finns tillgängliga i loggfönstret. Du kan öppna fönstret genom att klicka på arbetsflödestatustexten:

e-postmeddelanden

E -postmeddelanden skickas enligt tabellen enligt följande:

händelse

Mottagare

Arbetsflödet för godkännande startas

Alla godkännare av det första steget

Ett arbetsflödessteg för godkännande är klart

Alla godkännare av nästa steg och arbetsflödesägare

Dokumentet har godkänts

Alla medlemmar i projektet

Dokumentet har avvisats

Alla deltagare i arbetsflödet och arbetsflödesägaren

Ett godkännande steg har delegerats

Delegaten

Förfallodatum har nåtts

Alla godkännare i det givna steget som ännu inte har godkänt. Dessa meddelanden skickas på nytt varje arbetsdag.

Soptunna

Om dokument eller mappar raderas av en användare flyttas de bara till papperskorgen och kan återställas igen eller definitivt tas bort från papperskorgen med behörigheten Radera dokument. Papperskorgen är tillgänglig från huvudmenyn i DMS. Användargränssnittet i papperskorgen är mycket likt dokumentvyn utom kommandoikoner. Nya kommandoikoner för återställning och radering av en mapp eller ett dokument finns bredvid de raderade mapparna och dokumenten. När ett dokument eller en mapp har raderats från papperskorgen finns det ingen väg tillbaka!

Personliga inställningar

Varje projektmedlem får anpassa DMS -modulens beteende enligt följande:

Det finns två alternativ:

Meddelanden - Aktiverad (standard), Inaktiverad - Om den är inaktiverad får du inga e -postaviseringar relaterade till dokument och vice versa.

Titelformat - Filnamn på nedladdade dokument kan formateras med följande taggar:

%t - dokumenttitel

%d - datumet då dokumentet laddades upp

%v - version av dokumentationen

%i - ID -nummer för dokumentet

%r - dokumentets revisionsnummer

Snabba länkar - Om det väljs förväntas du ange ett dokuments ID istället för att välja dokumentet från en plocklista när du skapar en dokumentlänk.

Agera som fästbar

            Filer och dokument - Du kan bifoga filer och dokument till problem.

            Filer - Du kan bara bifoga filer till problem.

Denna funktion ger möjlighet att bifoga dokument till uppgifter. Det nya/redigera uppgiftsformuläret innehåller ett Dra och släpp -område för överföring av dokument. Det är också möjligt att länka befintliga dokument med knappen Länk från. Bifogade dokument lagras i systemmappar som syns från användargränssnittet beroende på behörigheter.

 

Hur man visar aktiviteter relaterade till Easy DMS

Alla ändringar relaterade till en filrevision registreras som aktiviteter.

 

Så här konfigurerar du WebDAV

Projektets dokumentmodul kan monteras som en webbmapp. I en monterad mapp finns ett komplett dokument och en mappstruktur då. När en användare gör en åtgärd som att ladda ner/ladda upp ett dokument eller skapa en ny mapp, spelas det in automatiskt i DMS och det har samma effekt som operationen skulle göras i DMS webbgränssnitt.

För att montera ett projektdokument i MS Windows systemöppna dokument, högerklicka på datorobjektet i trädet och välj Montera nätverksenhet. Fyll i URL: en för projektdokumentmodulen i följande format:

https://[your domain]/dmsf/webdav/[project identifier]

I nästa steg uppmanas du att logga in och vid en framgångsrik inloggning visas en ny mapp med projektdokumenten.

 

WebDAV felsökning

Trots att WebDAV -protokollet är en standard som används för att komma åt nätverksplatser, kan klienten möta flera problem, särskilt i MS Windows. Här är några tips om hur du hanterar fel som uppstår vid mappning av en nätverksenhet via WebDAV.

Microsoft Windows

Detta beror på vilken uppdateringsnivå du har på Windows. Vänligen hänvisa till den här artikeln för mer information.

Windows 10, 8.1, 8 och 7

Windows 10, 8.1 och 8 använder WebClient Services för att ansluta till en WebDAV -servrar, som standard är WebClient -tjänsten inaktiverad, så vi måste aktivera den och även ändra tjänsten för att starta automatiskt när Microsoft Windows startar:

Starta sedan den och ändra starttypen till Automatiskt:

Använda CMD

Kontrollera om WebClient -tjänsten körs och ställ in "Starta automatiskt". Från en kommandotolk kan du starta WebClient Services genom att skriva

net start webbklient

Du måste köra cmd.exe med förhöjda behörigheter om du har UAC aktiverat. BasicAuthLevel

Prova Easy Redmine i en 30-dagars gratis provperiod

Fullt utrustad, SSL-skyddad, Dagliga säkerhetskopior, i din Geo