tidsspårning

tidsloggning

tidredovisning

arbetstid

Hur man arbetar med tidsspårningsfunktioner

video tutorials och webbseminarier för Easy Redmine 11
Flöde
Loggningstid
Loggningstid efter från-till
Begränsa loggning mer tid än uppskattningen
Tillbringade globala inställningar
Rapporterade loggad spenderad tid
När är första kalenderveckan
Hörnsituationer

Flöde

Om du vill lägga till, ta bort, (de) aktivera en aktivitet eller välja standardaktivitet, gå till Administration >> Kategorier >> Aktiviteter (tillbringad tid).

I aktivitetsdetaljen kan du välja projekt för vilka aktiviteten är aktiv eller inte och välja färgschema.

Du kan ange när användare ska välja en aktivitet i Projektinställningar >> Aktiviteter (använd tid). Du har två alternativ där:

Aktivitet är förval när du skapar en uppgift - Det här alternativet får användaren att välja aktiviteten när han skapar en ny uppgift direkt.
Välj aktivitet när du loggar tid för en uppgift - Det andra alternativet tillåter användare att skapa en uppgift utan att välja aktiviteten (användare väljer aktiviteten vid loggningstid).

Dessutom är detta en andra plats där du kan välja vilka aktiviteter som är aktiva för just det projektet.

Loggningstid

Loggningstid är den vanligaste funktionen i Easy Redmine. Det finns flera sätt att logga tid.

Och naturligtvis kan du skriva ut den loggade tiden genom att trycka på Ctrl+P. Du kan också exportera den på många sätt med hjälp av exportalternativen i det nedre högra hörnet.

Logga tid från en uppgiftslista

För att logga tid högerklickar du på en viss uppgift och väljer loggtid. I en tabell som visas fyller du i datum, timmar du har lagt på denna uppgift, kommentar och typ av aktivitet.

Logga tid direkt från en uppgift

När du uppdaterar en uppgift kan du, förutom att ändra attribut som status och sådant, logga in den tid du har lagt på den. När du raderar en överordnad uppgift med inloggade tidsposter antingen på själva uppgiften eller dess deluppgifter, kommer du att bli ombedd att välja en annan uppgift som dessa tidsposter kommer att överföras till.

Tillbringad tid kalender widget

Denna widget kan läggas till på en användares instrumentpanel genom att klicka på knappen "Anpassa den här sidan". När du har lagt till klickar du bara på ikonen "Logga tid" för en vald dag i kalendern så kommer du till loggsidan.

"Börja arbeta" -knappen

Detta är ett annat sätt att logga tid från en uppgift själv. När du öppnar en uppgift och du är redo att börja arbeta, klicka på respektive knapp i det högra sidofältet. Uppgiftens status ändras och mottagaren ändras automatiskt till den aktuella användaren. Du kan sedan välja att pausa, i så fall stannar timern. När du kommer till den här uppgiften igen klickar du bara på knappen "Fortsätt". När du är klar med uppgiften klickar du på knappen "Slutför". Tidsloggningssidan kommer automatiskt att förfyllas beroende på hur länge du hade timern påslagen. Allt du behöver göra är att fylla i önskade attribut och klicka på "Spara".

Uppgiftstimern kan konfigureras i Administration >> Inställningar för uppgiftstimer. Du kan här ställa in vilken status din uppgift kommer att ändras när du kör timern och till vem den ska tilldelas. När timern är stoppad kan du ställa in till vilken status den ändras, vem den ska tilldelas och du kan välja vilken tid som ska avrundas uppåt.

Starta uppgiftstimern just nu

Detta alternativ är endast tillgängligt när du skapar en ny uppgift och gör det möjligt att starta uppgiftstimern automatiskt efter att uppgiften har skapats. Den vanliga uppgiftstimerfunktionen påverkas inte alls. Att använda "Starta uppgiftstimern just nu" se till att alla följande förutsättningar är uppfyllda:

Gå till Projekt >> Inställningar >> Moduler – aktivera "Tidsspårning"
Gå till Admin >> Spårare – aktivera "Starta uppgiftstimer nu" på spåraren av uppgiften

Om du startar/stoppar aktivitetstimern ändras fälten Tilldelade, Status och %Klar för uppgiften i enlighet med detta. Men endast ändringar som är tillåtna för den användarrollen i arbetsflödesinställningarna kommer att utföras.

Loggningstid efter från-till

Veterananvändare kanske kommer ihåg den här funktionen från äldre versioner. Det avbröts på grund av funktionell inkompatibilitet med resten av systemet, med hopp om eventuellt utbyte. En ny form av denna funktion återkommer i version 13.5.

Inmatningsformuläret har autoberäkning => att fylla i två värden beräknar det tredje.

Dessa fält är tillgängliga i listan över spenderade tider.

Tider är förifyllda även när du använder Task timer utan paus, börjar och avslutar samma dag. Observera att i det här fallet avrundas tiden aldrig (oavsett inställningen av uppgiftstimern), på grund av datakonsistensen för fylld från - till och den totala tiden.

I andra fall i uppgiftstimern (t.ex. med paus) blir logiken för komplicerad och från-till-fält lämnas tomma (och avrundning fungerar också).

Begränsa loggning mer tid än uppskattningen

Ny inställning på tracker - Begränsa spenderad tid med beräknad tid. Det kommer inte att tillåta loggning mer tid än uppskattningen på spårare där denna inställning är aktiverad.

Hur det fungerar

När en ny tidsinmatning skulle göra att tidsåtgången för uppgiften överskrider den beräknade tiden, kommer användaren att få ett varningsmeddelande
Om du byter spårare från obegränsad till begränsad, kommer denna situation att valideras => du kommer inte att tillåtas att byta till begränsad spårare om spenderad tid överstiger beräknad tid (samma varningsmeddelande).

Vi rekommenderar att du aktiverar den här funktionen endast i spårare med låg sannolikhet att ändras. Ta även hänsyn till möjligheten att inte alla användare kanske kan se beräknad tid eller spenderad tid på uppgiften. Om du har sådana synlighetsbegränsningar kan aktivering av den här inställningen också leda till användarfrustration.

Tillbringade globala inställningar

De flesta inställningar relaterade till använd tid kan konfigureras i Administration >> Inställningar >> Tillbringad tid. Du kan redigera dessa inställningar globalt eller per användarroll (via knappen "REDIGERA INSTÄLLNINGAR PER ROLL" i det övre högra hörnet). Om båda konfigurationerna är inställda kommer användarrollsinställningarna att ha företräde framför globala inställningar för alla användare som har just den eller de rollen.

Aktivera godkännande av tidsposter - kontrollera om tidsposter måste godkännas av användarens handledare
Visa 'Fakturerbar?' val - kontrollera om du behöver skilja på fakturerbara tidsposter från andra tidsposter
Låt skapa poster (loggning) XX dagar till tidigare - hur många dagar in i det förflutna kan tidsposter skapas (för att inaktivera gränsen, lämna tomt)
Låt redigera poster XX dagar förflutna - hur många dagar in i det förflutna kan tidsposter redigeras (för att inaktivera gränsen, lämna tomt)
Låt skapa poster (loggning) XX dagar framöver - hur många dagar framöver kan tidsposter skapas (för att inaktivera gränsen, lämna tomt)
Låt redigera poster XX dagar framöver - hur många dagar framöver kan tidsposter redigeras (för att inaktivera gränsen, lämna tomt)
Daglig inträdesgräns (totalt) XX timmar - hur många timmar av spenderad tid kan loggas per dag (för att inaktivera gränsen, lämna tomt)
Använd en redaktör för kommentarer om tidsloggning? - kontrollera om du behöver formatering av rik text för kommentarer om tidsloggning
Ange datum vid loggningstid genom uppdateringsuppgift? - kontrollera om du behöver manuellt välja datum för tidsloggning; annars kommer den aktuella dagen att användas
Tillåt loggningstid på stängda uppgifter - kontrollera om du behöver logga in tid på stängda uppgifter
Vid loggningstid måste uppgiften väljas - kontrollera om du behöver inaktivera tidsloggning utan att en uppgift har valts
Visa från/till intervall som valt - om en användare loggar spenderad tid från till-intervall (kan ställas in på användarprofil »Loggtid efter), definierar denna inställning intervallets format- en rullgardinsmeny (markerad) eller enkelt sifferval (avmarkerat)
Vid loggningstid måste kommentaren fyllas - kontrollera om du behöver inaktivera tidsloggning utan att en kommentar är fylld

När du har flera roller i ett projekt, visar en tidspost alltid alla roller du har för det specifika projektet oavsett vilken roll du valde när du loggade tid. Principen att välja roll vid loggningstid är bara att visa korrekta aktivitetsalternativ, inte att koppla tidsposten med den specifika rollen.

Viktig anmärkning: Från och med version 12.6.0 gränsen för loggning tillbringad tid i det förflutna beräknas nu som kalenderdagar. Det respekterar inte eller helger varken helgdagar, för att göra det så förutsägbart som möjligt.

Rapporterade loggad spenderad tid

Angiven tid kan rapporteras och/eller kontrolleras på flera sätt.

Widget Tillbringade tid

Den här widgeten visar dina tidsangivelser per vecka eller månad som en lista eller ett diagram. Gå till sidredigeringsläget, lägg till en ny widget (Använd tid) och konfigurera tidsperioden och utdataformatet (lista eller diagram). Observera att när du använder utgång Diagram och ställer in ett filter för aktuella tidsperioder (som den här veckan/månaden/året), visar det bara totalsummor upp till i dag. Till exempel är det torsdag den 5: e och filtret är inställt på denna månad. Mätaren visar tillbringad tid från måndag (2: a) till torsdag (5: e) och 100 % -märket i mätaren är 32 timmar (8x4 arbetsdagar).

På widgeten Spend time i diagramläget fungerar filtren "inom det förflutna" och "inom nästa" på ett sådant sätt att den visade perioden börjar med det faktiska datumet (idag) och går bakåt eller framåt inom det angivna antalet dagar (till exempel: inom 3 dagar = idag + andra 3 dagar i följd).

Widget Spenderat tid kalender

Denna widget visar dina angivna tid i kalenderformuläret. Gå till sidredigeringsläge, lägg till en ny widget (Spened time-kalender) och konfigurera tidsperioden för kalendern (veckovis eller månadsvis).

Personligt uttalande

För chefer som behöver se och/eller exportera den fullständiga listan över förbrukad tidsposter grupperade efter dagar, veckor, månader, år eller någon annan icke-tidsenhet rekommenderar vi att du navigerar till Global meny >> Tidsrapporter >> Personligt uttalande >> Detaljer (eller /time_entries?only_me=true) och använd alternativet "Gruppera resultat efter" under knappen Alternativ uppe till höger. Här kan du välja ett exakt tidsintervall för att gruppera tidsposterna (såsom Vecka, Månad...). Utöver det är det också möjligt att gruppera efter "Datum"-enhet. I det här fallet grupperas tidsposter enligt den aktuella vyn (dagligen, veckovis, månadsvis...), vilket kan ändras med hjälp av ikonerna precis ovanför listan med tidsposter. Om du föredrar att gruppera efter veckor rekommenderar vi att du använder "Gruppera efter veckor" istället för "Gruppera efter datum" tillsammans med veckovyn eftersom det första alternativet räknar veckor efter deras standardnummer i kalendrar, medan det senare alternativet räknar veckor beroende på användaren -definierat alternativ "Starta kalendrar på", som finns i Global meny >> Administration >> Inställningar >> Visning.

På Fliken Detaljer, kan du hitta en lista över tidsposter enligt det tillämpade filtret.
På Fliken Rapport, kan du hitta en lista över sammanlagd tid efter tidsintervall, tillämpat filter och vald enhet, till exempel aktiviteter, milstolpar, projekt eller uppgifter.
På Fliken Tidrapport, kan du hitta din veckovis och månadsvis tidrapporter.

När är första kalenderveckan

Smakämnen ISO 8601 definition för vecka 01 är veckan med gregorianska årets första torsdag i den. Följande definitioner baserade på egenskaper för denna vecka är ömsesidigt ekvivalenta sedan ISO -veckan börjar med måndag:

Det är den första veckan med en majoritet (4 eller fler) av sina dagar i januari.
Den första dagen är måndagen närmast 1 januari.
Den har 4 januari i den. Därför sträcker sig den tidigaste första veckan från måndag 29 december (föregående gregorianskt år) till söndag 4 januari, den senaste möjliga första veckan sträcker sig från måndag 4 januari till söndag 10 januari.
Den har årets första arbetsdag i den om lördagar, söndagar och 1 januari inte är arbetsdagar.

Om 1 januari är en måndag, tisdag, onsdag eller torsdag är det i vecka 01. Om 1 januari är på en fredag är det en del av vecka 53 föregående år. Om det är på en lördag är det en del av den sista veckan i föregående år som är nummer 52 i ett vanligt år och 53 under ett skottår. Om det är på en söndag är det en del av vecka 52 föregående år.

Vår första kalendervecka är den första veckan med den första arbetsdagen enligt kalendern (förenklad version). År 2019 har till exempel en skottvecka. Om måndag är din första arbetsdag börjar den enligt ISO 8601 -normen den 31. 12. 2018 men vår start är 7. 1. 2019.

Hörnsituationer

Om du inaktiverar en aktivitet i administrationskategorier >> kommer aktiviteten att inaktiveras på alla projekt. Som en konsekvens kan detta leda till att din semesteraktivitet är inaktiverad så att du inte kommer att kunna logga/godkänna frånvaro. Se i så fall till att manuellt aktivera aktiviteten i projektet, där tid loggas för frånvaro (mer information om detta i Närvarodokumentation)
När alternativet "När loggningstid, uppgift måste väljas" är markerat, måste du alltid välja någon uppgift, även om det inte finns någon uppgift skapad på ett projekt. Naturligtvis kommer detta att orsaka en oförmåga att logga tid på detta projekt.
Om någon post i listan över tidsposter har attributet "Fakturerbart" inställt på "Nej", kan du inte ställa in "Fakturerad" för hela listan i bulk. Du kan övervinna detta genom att filtrera listan för att endast visa de objekt som har attributet "Fakturerbart" inställt på "Ja" eller ingen, markera alla objekt på listan och ställ in "Fakturerad" i bulk.
Vid loggning av tid från Global meny >> Administration >> Personligt utlåtande kan endast projekt som inte är markerade som "planerade" väljas från rullgardinsmenyn. För att logga tid på ett planerat projekt, gör det direkt från modulen Spend time för det aktuella projektet.
När du går till "Administration >> Inställningar >> Förbrukad tid" och markerar kryssrutan "Vid loggningstid måste kommentar fyllas i", observera att denna inställning inte gäller för Tidrapporter. När du loggar tid med hjälp av Tidrapporter finns det inget fält du kan ange din kommentar i, så den obligatoriska kommentaren fylls automatiskt i med ett streck. När du behöver lägga till/ändra en kommentar för någon uppgift måste du göra det via standardredigeringsknappen för uppgift och kommentaren kommer även att synas i tidrapporter.
Om du redigerar angivna tidsangivelser för en annan användare, anses möjliga tidsgränser (om de definieras i Administration >> Inställningar >> Använt tid) enligt hans användarroll, inte din.
[Med plugin för tidrapporter] Genom att logga spenderad tid till en period för vilken en tidrapport har skapats tidigare läggs denna loggade tid inte till i det befintliga tidrapporten. Men om spenderad tid loggas först och en tidrapport skapas efteråt läggs den loggade tiden till den nyskapade tidrapporten.
Genom att markera alternativet "Konvertera stora siffror i diagram och trender till en vänlig textrepresentation (3.000 -> 3K, 3.000.000 -> 3M)" i Administration >> Inställningar >> Visning, notera att inte bara stora siffror kommer att förkortas men också mycket små decimaltal (som 0,0005 -> 500µ).
I en lista över tidsposter är det inte tillrådligt att placera några kolumner med ett värde i den totala raden i den allra första positionen i ordningen på kolumnerna i listan, annars kan det vara problem med att flytta värdet i total rad till vänster.
När filterresultat grupperas efter vecka ignoreras den anpassade veckans start (som lördag eller onsdag). I det här fallet, om du vill använda din anpassade start på veckan, måste du gruppera resultaten efter kolumnen Datum.
För enkelhetens skull finns det en känd hörnsituation vid inloggning från-till - det finns ingen validering för överlappning av perioder i olika tidsinmatningar. Till exempel tillåter systemet att logga:
Tidsinträde A - 1 timme, 9:30 - 10:30
Tidsinträde B - 0,5 timme, 10:10 - 10:40
Om en sådan validering implementerades skulle det kräva en komplex lösning och kan påverka användarupplevelsen avsevärt.