Hur man använder tidtabeller

video tutorials och webbseminarier för Easy Redmine 11
Beskrivning
Veckovisa och månatliga tidtabeller
Hörnsituationer

 

Beskrivning

Tidrapporter kan öppnas via knappen Mer eller så kan du använda URL: clientsdomain/easy_timesheets

Om du är en chef kommer du att kunna se tidtabeller för dina arbetare, om du är en arbetare kommer du att se dina egna tidtabeller. Naturligtvis kan det ställas in annorlunda i roller och behörigheter. Genom att klicka på "Ny tidrapport"-knappen till höger får du en popup som denna.

Här kan du fylla i ditt namn och en tidsperiod som du vill att tidrapporten ska skapas för. Detta är ett tomt tidtabell,

Genom att klicka på plusknappen längst ner lägger du till en ny rad som du sedan kan fylla i.

Du kan fylla i projektet, särskild uppgift och typ av aktivitet och för varje arbetsdag fyller du i hur många timmar du har lagt på det.

Till höger har du en summa för veckan och på den nedersta summan för dagen. Efter att ha fyllt i tidrapporten kan den låsas och skickas till arbetsledaren. Vem kan då godkänna det?

Godkänd tidrapport kan inte längre redigeras av arbetaren.

Användaren kan ladda om förbrukad tidsdata i tidrapporter med knappen "Uppdatera" i snabbmenyn eller på varje specifik tidrapport, så att de kommer att återspegla den faktiska förbrukade tiden.

 

In Administration >> Plugins >> Time sheets - configure you can set automatic creation of timesheets for specific User Types, Groups and Users.

Veckovisa och månatliga tidtabeller

Gå till för att aktivera vecko-/månadsrapporter Administration »Insticksprogram» Ytterligare plugins »Tidrapporter» Konfigurera »Aktiverade perioder (välj perioder).

Veckotidsrapporter

Tidrapporter är utformade för veckorapportering (en vecka visas). Startdatumet är alltid inställt på den första arbetsdagen i veckan enligt din arbetskalender (t.ex. måndag) och slutdatumet till den sista dagen i veckan (söndag).

Tidrapporter fungerar perfekt när du har en liknande uppsättning projekt/uppgifter som du arbetar med varje vecka eftersom denna uppsättning uppgifter kan kopieras från en vecka till en annan (mer information nedan). Det är onödigt att säga att det inte är ett stort problem om arbetsuppgifterna är helt olika varje vecka.

Data i tidrapporten sparas online och du hittar dem naturligtvis bland resten av tidsposterna i systemet. När en användare lägger till spenderad tidsdata för den specifika veckan (i kalkylbladet) i andra delar av programmet, visas de automatiskt i tidrapporten. Se undantag nedan för veckotidstabeller.

Tidskommentar - veckovisa tidtabeller

När du anger antalet timmar kan en kommentar läggas till. Om en kommentar är ett obligatoriskt fält, fungerar tidtabellerna på ett användarvänligt sätt. En symbol "-" är förfylld i kommentarsfältet för att inte hindra användaren från att fylla i tidrapporten.

Tidskommentar - månatliga tidrapporter

Kommentar kan inte läggas till tillbringad tidsdata på grund av optimeringen av tabellens bredd. Om en kommentar är ett obligatoriskt fält, fungerar tidtabellerna på ett användarvänligt sätt. En symbol "-" läggs till som en kommentar för att inte hindra användaren från att fylla i tidrapporten. Det kan ses i en lista över spenderad tid.

Om du lägger till en ny rad och anger samma tidsposter som redan finns i en annan rad, går de två raderna och tidsposterna samman till en enda rad precis efter att sidan har uppdaterats.

Så här tar du bort data från tidrapporten:

• ersätt antalet timmar med noll
• klicka på papperskorgen på höger sida av raden och välj önskat beteende:
  • radera rad och all data den innehåller
  • ta bara bort raden och behåll data över tid i programmet

Månatliga tidrapporter

Månatliga tidtabeller är utformade för att visa arbets- och arbetsdagar och tillåta användare att infoga data varje dag (trots semesterinställningar i användarens arbetskalender).

Synlighet för tidsinformation för användare

Tänk på att alla användare (t.ex. chef) BARA kan se data om förbrukad tid BARA från projekt där han är medlem och enligt tillåtelse för synlighet av spenderad tid. satt för sin ROLL i projektet. Det betyder att en chef MÅSTE vara medlem i alla användarens projekt för att kunna godkänna alla användare spenderade tid.

I händelse av att chefen inte är medlem i alla användares projekt och godkänner tidrapporten, kommer ALL data från tidrapporten (inklusive de som är osynliga för chefen) att vara låsta (godkända). Organisationskartinställningar påverkar inte synligheten av spenderad tid. Så för att se en annan användares tid i ett projekt måste en användare vara medlem i projektet.

Godkännande av tidsposter

Möjlighet till godkänd tid måste väljas i Administration -> Inställningar -> Tillbringad tid: Aktivera godkännande av tidsposter. Alternativ för att avvisa en tidrapport beskrivs nedan.

Behörighet att godkänna data för spenderad tid anges i GLOBAL -behörigheter för en roll. Det betyder att användare med en roll som gör det möjligt att godkänna en tidrapport i ett projekt kan godkänna data från alla projekt som är synliga för honom. Godkännandeåtgärden (klicka på knappen Godkänn) skickar inte något mejl till överordnad.

Vad betyder godkännande?

• Tidrapporten är låst och ingen ytterligare rad kan läggas till. Ingen data kan läggas till eller redigeras (inte ens av en administratör)
• ALLA tidsdata från tidtabellen (även de som chefen inte kunde se som nämnts ovan) får attributet "låst" och kan inte redigeras (inte ens av en administratör)

Men! Tillbringad tid kan fortfarande loggas utanför tidrapporten. Till exempel i Spenderad tidskalender, medan du uppdaterar en uppgift etc.

Detta innebär att det är en viktig del av konfigurationen av en applikation och en del av godkännandeprocessen att en chef har ett filter på den egna hemsidan (eller en annan instrumentpanel) för "olåst" data från det förflutna. Han skulle behöva kontrollera det här filtret regelbundet för att se till att inga tidsposter har lagts till efter godkännande av tidrapporten. För att kunna lägga till data om godkännande i filteralternativ är det nödvändigt att markera en kryssruta "Aktivera godkännanden av tidsposter" i Administration-> Inställningar-> Spenderad tid.

För att redigera eller ta bort låst tillbringad tid måste den låsas upp. För att göra detta, använd snabbmenyalternativ i en lista med data.

ELLER avvisa tidrapporten. Avslag på en tidrapport innebär att all tidsinformation i tidrapporten är upplåst liksom hela tidrapporten. Avvisa en tidrapport = låsa upp själva tidrapporten och alla tidsposter som den innehåller. Så namnet på funktionen "Avvisa" kan vara vilseledande.

Att avslå en tidrapport måste den godkännas först. När du klickar på knappen Godkänn konverteras det till alternativet Avvisa.

För en lista över tidrapporter kan du ställa in standard/sparat filter för kolumner: Titel, Användare, Startdatum, Slutdatum, Godkänt av, Avvisat av, Godkänt/Avvisat (datum), Totalt (antal timmar). För veckovisa tidrapporter är det möjligt att välja skäl godkänt/avvisat också.

Vid tidpunkten för godkännande eller avvisning av en tidrapport kan en användare lägga till en anteckning (orsak) för sin handling. Den här anteckningen kan endast visas i en lista över tidrapporter. (även i standardfilterinställningar). Kommentaren kan inte redigeras. Om du godkänner en tidrapport och lägger till en anteckning och senare avvisar du tidrapporten och lägger till en anteckning, bara den sista kommentaren är synlig i listan.

 

Hörnsituationer

• I inställningarna för förbrukad tid (Administration » Inställningar » Förbrukad tid), måste du tänka på möjliga begränsningar som är inställda där:
  • logga tid till framtiden eller det förflutna
  • tillåter loggningstid på stängda uppgifter
    Lösning: Se till att tillåta tillräckligt med tidsintervall för loggningstid för tidrapportanvändare och tillåt loggningstid för stängda uppgifter - de kan ofta finnas i en aktuell tidrapport
• Obligatoriska anpassade fält visas inte i tidrapporter - därför kan de inte fyllas i och tid kan inte loggas via tidrapporter
  Lösning: ställ inte in anpassade fält på spenderad tid efter behov om du använder tidtabeller.
• Ingen aktivitet är förvald - vissa projekt kan ha aktiviteter på uppgifter förvalda (Projekt » Inställningar » Aktiviteter (använd tid)), istället för att användaren bestämmer vilken aktivitet som ska loggas in. I sådana fall är det möjligt att aktiviteter lämnas tomma på befintliga uppgifter. Som ett resultat kommer du inte att kunna logga in tid på dessa uppgifter via tidtabeller
  Lösning: Gå till uppgiften, som inte tillåter att logga tid. Uppdatera den >> välj en aktivitet.
• När du går till "Administration> Inställningar> Tillbringad tid" och markerar kryssrutan "Vid loggningstid måste en kommentar fyllas", observera den här inställningen gäller inte för tidrapporter. När du loggar tid med hjälp av Tidrapporter finns det inget fält du kan ange din kommentar i, så den obligatoriska kommentaren fylls automatiskt i med ett streck. När du behöver lägga till/ändra en kommentar för någon uppgift måste du göra det via standarduppgiftsredigeringsknappen och kommentaren kommer även att synas i tidrapporter.
• Ibland, " "taggen (eller andra HTML -taggar) visas i" kommentar "-fältet i en tidtabellrad efter att ha lagt till en kommentar via sidan" Enkla tidsposter ". Detta händer bara när alternativet" Använd en redaktör för kommentarer om tidsloggning? " kontrolleras i globala inställningar (Administration »Inställningar» Spenderad tid) och därefter skapas en kommentar om tidsloggning relaterad till en specifik uppgift först via CKEditor (som stöder HTML -formateringstaggar) och redigeras sedan via Timesheet, som använder ett enkelt textfält istället för CKEditor (stöder alltså inte HTML -formateringstaggar).
• Timformatinställning på användarens profil gäller inte för tidrapporter eftersom de alltid använder det korta formatet för att undvika att text överlappar det långa formatet.
• När du begränsar att inte acceptera ett tomt kommentarsfält på en tidrapport fylls fältet automatiskt med en bindestreck (-) och meddelandet (för att fylla i kommentaren) visas först när du har tagit bort bindestrecket. Detta beteende är avsiktligt och nödvändigt för att tillåta att den tillhörande tidsposten sparas.