Hur man implementerar Knowledge Base 2.0 i Harmony: Story of Easy Software

Vad är Knowledge Base 2.0

Det är det perfekta sättet att få tillgång till ett företags kunskap, integrerat i Easy Redmine och levererar en kraftfull verktygsuppsättning för att organisera och skala dokumentation, manualer, processer, kvalitetsledning och andra behov för att upprätthålla kunskap inom en organisation.

Läs mer

Hur vi skapade det

• Vad var utmaningen: Hos Easy Software blev mängden intern kunskap att dela för komplex för den tidigare lösningen. Bara en vanlig uppsättning artiklar i kategorier klippte det inte längre.
• Vad vi behövde: Vi letade efter en specialiserad applikation, knuten så nära till Easy Redmine som möjligt. Det måste definitivt vara öppen källkod eftersom vi stöder det och Easy Redmine i sig är programvara med öppen källkod.
• Vilken lösning vi valde: BlueSpice passar definitionen perfekt. Det är en öppen källkodslösning, ett specialiserat wikiverktyg, med komplex anpassningsförmåga och integration med Easy Redmine.

Hur migrationen gick till

Vi hade redan befintliga data i vår tidigare kunskapsbas. Vi ville överföra mycket av det till den nya lösningen. Se vilka sju steg vi har tagit:

1. Rensa upp data i den ursprungliga Knowledge Base – börja före migreringen. Vi rekommenderar att sortera alla artiklar från datumet "senast uppdaterad" och gå från det äldsta.

• Du kommer att upptäcka att många artiklar från toppen helt enkelt kan raderas
• Andra lägger du in i en specifik kategori som kallas "för granskning" - du kommer att uppdatera dem senare
• Vissa kan uppdateras direkt
• Resten kan vara som det är

Ytterligare två tips:

• Om det ska bli fler granska artiklarna, kan det vara en bra idé att tagga dem på något sätt eller ställa in ett anpassat fält – till exempel "Reviewed".
• Kontrollera även rubrikerna på artiklarna. Om de innehåller problematiska symboler kan de orsaka problem under migreringen. Här är några tips på mediawiki.org handla om sidtitlar och Tecken för laglig titel.

Läs mer

2. Installera Knowledge Base 2.0 – teknisk leverans av funktionen. Eftersom vi kör på Easy Cloud gjordes det nästan automatiskt

3. Gör några testmigreringar – Vi var inte säkra på resultatet, så vi gjorde en testmigrering

• Vi kontrollerade sidtitlar, innehållsformatering (rubriker, stycken, länkar och bilder) och kategorier
• Vi kontrollerade hur lång tid det skulle ta (vi hade 900+ artiklar att migrera)
• Vi gjorde nödvändiga ändringar i innehållet i den ursprungliga kunskapsbasen baserat på våra resultat från testmigreringen
• Vi "uppdaterade" Knowledge Base 2.0-applikationen – tog bort all data

4. Information till våra användare

• Vi informerade dem om datumet för produktionsmigreringen = efter denna tidpunkt är den primära kunskapskällan Knowledge Base 2.0. Efter denna tid har användare endast skrivskyddad tillgång till originalartiklarna (bara för referens och jämförelse) hur de ser ut nu och tidigare
• Vi höll några omgångar med användarutbildning och administratörskompetens

5. Produktionsimport

• Dagen kom då vi skulle klicka på knappen och migreringen kördes
• Efter vår första kontroll sänkte vi behörigheterna för alla roller i den ursprungliga Knowledge Base – till skrivskyddat läge

Se migreringsprocess

6. Internt stöd

• Vi utsåg några kollegor och en kanal i Microsoft Teams där våra användare kunde ställa frågor om hur Knowledge Base 2.0 fungerar
• Vissa problem efter migrering har hittats i produktionen. Eftersom vi fortfarande hade den ursprungliga aktiva kunde vi lösa varje problem därefter

7. Inaktivera den ursprungliga Knowledge Base

• Efter cirka 6 veckor försvann de interna supportförfrågningarna
• Vi inaktiverade original Knowledge Base från vår Easy Redmine-applikation
• Vi rekommenderar att du gör en säkerhetskopia innan du avinstallerar plugin-programmet

Hur företaget accepterade en förändring

Varje förändring i en organisation kräver tid för att bli helt accepterad. Början är den svåraste, och det är därför vi måste fortsätta påminna våra användare om fördelarna med det nya systemet.

När det gäller Knowledge Base 2.0 och det uppenbara är om du inte vet något, försök att söka först (glödlampa i sidofältet). Du kommer att se resultat inte bara i form av rubriken på artikeln (som i den ursprungliga kunskapsbasen), utan även i själva innehållet på sidorna vid första anblick => det finns en god chans att du får svar utan att behöva gå någon annanstans.

När användaren enkelt och snabbt hittar önskad kunskap från andra är de mer benägna att dela sin kunskap till de andra, till ge tillbaka tjänsten och känslan.

Hur implementeringen gick till

Kategorier

De var importeras från den ursprungliga kunskapsbasen, vilket är fantastiskt. Men strukturen (kategorier och underkategorier) kunde inte importeras tekniskt. Det första vi gjorde var att granska kategorierna som sidorna är organiserade i

Vi började med 3 huvudsakliga "dimensioner" av kategorier:

• publik – för vem är sidan mest användbar – flera alternativ är tillåtna som
• Försäljning
• Utveckling
• Marknadsföring
• alla
• Dokumenttyp – vilken typ av kunskap som delas. Så småningom kommer varje typ att ha sin egen mall, så de kommer alla att se standardiserade ut. Bästa praxis säger att varje sida bara ska ha en dokumenttyp.
• Policys
• Hur
• Behandla
• Träningsanteckningar och inspelningar
• Ämne – vad handlar sidan om. Denna struktur kan gå djupare, eftersom det finns många ämnen i företaget. Att lägga till en sida i en ämneskategori är frivilligt – inte nödvändigt om det inte finns någon lämplig kategori.
• Produkt
• Kärnfunktionerna
• Resurshantering
• Help Desk
• agile bräda
• Infrastruktur
• cloud
• server
• Hybridlösning
• Intern IT
• lag
• utsikterna
• hårdvara
• Delad HW
• Individuell HW

Eftersom varje redaktör kan skapa nya kategorier, gör vi månatliga revisioner så att det inte skapades för många oklara kategorier för engångsbruk, ett slags städning av strukturen så att det inte blir vilt.

Navigationssidor

Det är viktigt att användarna kan navigera väl i den nya applikationen. Ett naturligt föremål för navigering är huvudmenyn, som delvis är anpassningsbar. Ett användbart ytterligare alternativ är hemsida, som välkomnar läsarna, länkar till artikeln om bästa praxis för Knowledge Base 2.0 och länkar till sidor dedikerade till avdelningar i vårt företag.

Genom att klicka på t.ex. Marknadsföring kommer användaren att dirigeras till indexet över marknadsföringssidor för att bläddra igenom. Den innehåller också ytterligare information som är relevant enbart för den avdelningen.

Vi överväger att använda navigeringssidor för andra sorteringskriterier (som produktinformation eller allmänna företagspolicyer).

Ett steg i taget

När du väl har ställt in dina kategorier och dina navigeringssidor kan användare redan arbeta i dem. Det kan verkar lite rörigt från början, varför vi har några utsedda administratörer, som övervakar att någon ordning hålls.

Vi har varit använder Knowledge Base 2.0 i ett par månader nu, och vi är fortfarande bara igång. Vi inser att vi är långt ifrån ett idealiskt tillstånd av perfekt organiserad och standardiserad wiki som alla användare (oavsett erfarenhet) kan utantill.

Vi tror att växande kunskapsbasen gradvisorganiskt, av dina engagerade användare i slutändan till bättre adoption, än om vi skulle ägna månader åt att förbereda ett system, som våra användare skulle behöva studera hårt för att förstå.

Vår rekommendation är att nära observera hur användarna använder det och gör små steg mot att implementera mer exakta organisatoriska konfigurationer såsom sidmallar, regler för typografi, etc. Varje steg som till och med lite komplicerar användningen av Knowledge Base för din organisations bästa bör åtföljas av en förklaring av hur den gynnar alla berörda.

Slutsats

Vi på Easy Software avslutade migreringen och implementeringsprocessen och nu är det din tur. Genom att följa dessa tips ovan och ta inspiration kan vilket företag som helst implementera en ny Knowledge Base 2.0 som möter deras unika behov och håller deras kunskap säker.

Prova gratis