Vilka misstag bör du undvika när du planerar en projektbudget

Smakämnen projektbudget organiserar alla kostnadsberäkningar i kategorier och vidare i ett enda dokument som visar sig vara mycket användbart i flera skeden av projektet.

En projektbudget är en av de viktigaste delarna av vilken budget som helst, och med rätta. Endast detta dokument används som grund för flera beslut och kan spela en viktig roll för att bestämma framgången för ett projekt. Det fungerar också som en kontrollmekanism som används för att mäta framsteg och kostnader mot, med jämna mellanrum, för att analysera projektets prestanda.

En projektbudget använder flera informationskällor inklusive en arbetsfördelningsstruktur, historisk information, ursprungliga budgeten, nödvändiga resurser, uppskattningar av aktivitetslängd och förväntade avvikelser

 

Hur förbereder jag en framgångsrik projektbudget?

Med tanke på hur viktig en projektbudget är, är det viktigt att din projektbudget är realistisk och så nära verkligheten som möjligt. Det finns flera sätt att se till att du har utarbetat en framgångsrik projektbudget.

 

1. Bestäm en lämplig teknik

Innan du börjar med förberedelserna måste du bestämma en lämplig teknik för din projektbudget. Beroende på din analys av projektets typ, natur och mål kan du välja analoga uppskattningar, uppifrån och upp uppskattningar och / eller parametriska uppskattningar. Medan en av dessa tekniker kanske fungerar bättre för ett visst projekt, kanske samma teknik kanske inte är lämplig för ett annat projekt som är annorlunda. Följaktligen måste den teknik som du väljer för din projektbudget stämma överens med ditt projekt.

 

2. Utveckla och definiera KPI: er

En projektbudget är bara lika bra som dess Key Performance Indicators (KPI). Väl definierade KPI: er gör det lättare för dig att övervaka och mäta elementen i din projektbudget. Du kan söka input från experter inom ditt projekt och utveckla relevanta nyckeltal i enlighet med detta.

 

3. Utnyttja historiska data och prejudikat

Att börja med att använda och utnyttja tidigare gjort budgetering och analys skulle vara en bra idé. Inte bara kan du söka inspiration från den typ av tekniker, analys och information som användes i tidigare data, du kan också lära dig vad du inte ska göra och vilka misstag du ska undvika för den projektbudget du arbetar med.

 

4. Spara inga detaljer

För att göra en budget mer realistisk och exakt, inklusive alla relevanta detaljer och data är nyckeln. Du bör försöka se till att du inte har förbisett några potentiella kostnader och har inkluderat även de minsta kostnaderna eftersom de kan visa sig vara tillräckligt betydande för att påverka hela budgeten i framtiden. Konventionellt, att integrera mer data / information i din budget gör det mer exakt. Med detta sagt är det också avgörande att inte bli lurad och inkludera varje irrelevant information, bara för det. På grund av resurs- och tidsbegränsningar, måste du ha en stark bedömning för att bestämma vad du ska inkludera och vad du inte ska.

 

5. Granska och gå igen

Så exakt som din projektbudget kan vara, är det fortfarande bara en prognos som har en tendens att avvika. Även om du försöker redogöra för alla potentiella faktorer kan din projektbudget konfronteras med några oundvikliga och oförutsedda faktorer som kan påverka din projektbudget i betydande utsträckning. Följaktligen är det viktigt att se över och granska din budget ofta och om du identifierar en avvikelse måste den rapporteras till berörda intressenter för att inleda avstämningsprocessen.

 

Fel att undvika när du planerar en projektbudget

Här är de saker som du måste undvika när du planerar och förbereda en projektbudget, för att den ska vara realistisk, korrekt och i slutändan framgångsrik.

 

1. Förlita sig kraftigt på tidigare data

Medan användning av tidigare data anses vara god praxis, finns det en fin linje mellan att använda den och helt beroende på den. Förlitar sig starkt på tidigare data och innehåller inte avvikelser, tidsvärde och lämpliga multiplikatorer skulle resultera i dålig uppskattning och en felaktig projektbudget i slutändan.

 

2. Definiera inte omfattningen korrekt

Omfattningen av ett projekt måste definieras tydligt i förväg, annars kan det orsaka problem för din budget i de senare stadierna av projektet, där korrigerande åtgärder skulle ha många insatser associerade med det. En ofullständig definition av omfång kan resultera i kostnadsberäkningar hoppas över från projektbudgeten, vilket skulle leda till massiva tvivel om den trovärdighet och noggrannhet.

 

3. Underskatta kostnader

Även om det är bra att vara optimistisk, kan det locka dig att underskatta kostnader och presentera orealistiska uppskattningar. Under utarbetandet av en projektbudget kanske du vill underskatta kostnader bara för att göra uppskattningarna lägre och hjälpa din projektbudget att följa vissa gränser. Även om du kanske kommer undan med det på kort sikt, kommer det definitivt att komma tillbaka för dig, för om dina budgetuppskattningar är underskattade och felaktiga kommer du att hitta dig själv kämpa för att få ytterligare medel godkända i de senare stadierna av projektet, för att fylla de luckor som du inte kunde redogöra för från början.

 

4. Överskatta tillgänglighet

En annan sak som kan glida dig när du planerar en projektbudget är att du måste ta hänsyn till att teammedlemmarna som arbetar med projektet inte är tillgängliga. Helst skulle du vilja uppskatta att hela teamet kommer att finnas tillgängligt till 100 procent av den nödvändiga tiden och du kommer att göra budgetuppskattningen i enlighet därmed. Medan 100% tillgänglighet låter tilltalande, det är inte praktiskt möjligt i verkligheten och du bör redogöra för både förväntad och oväntad otillgänglighet hos teammedlemmar och införliva denna faktor i din projektbudget.

 

5. Att glömma att ta hänsyn till skatter

Även om det kan verka som ett litet problem kan det sluta vara orsaken bakom betydande kostnadsöverskridanden. Du måste se till att alla dina uppskattningar och offert har skatter inräknade för att förbereda en mer exakt budget.