Logga in
en

Språk

  • en
  • de
  • fr
  • es
  • br
  • ru
  • jp
  • kr

Maskinöversättning

  • bg
  • cs
  • dk
  • gr
  • hu
  • il
  • it
  • pl
  • se
  • tr

Att arbeta smart: Hur man hittar den rätta balansen mellan kortsiktiga krav och långsiktiga projekt

Datum:8/4/2020
Längd:6 minuter
Författare:Dennis Owino
Dela:

Att skilja mellan kortsiktiga och långsiktiga mål och behov är en av de längsta utmaningarna bland individer och organisationer. Varje dag ger tryck från alla håll som vaggar fram och tillbaka, nästan som en segelbåt i hackiga vatten.

Säg, du driver ditt eget företag och kunder kommer till dig, men du vill också utforska outnyttjade möjligheter. Eller kanske vill ditt företag sänka driftskostnaderna som svar på Covid-19 utan att hyllprojekt som kan driva långsiktig tillväxt. Hur gör du hantera uppgifterna måste du göra just nu med de avgörande mål du behöver uppnå i framtiden?

De flesta segelbåtar har en reservdieselmotor för att hålla dem igång under doldrummen. På samma sätt måste du utveckla dina metoder för att överleva buffetkraven och hålla allt i rätt riktning.

Lyckligtvis finns effektiva metoder för att uppnå denna balans. Stegen nedan kan vara särskilt fördelaktiga för att hantera önskemål och behov på kort sikt utan att tappa din långsiktiga syn.


1. Bind den kortsiktiga till den långsiktiga

Överlägset har de viktigaste frågorna att ställa dig själv när du överväger om du ska uppfylla en ny efterfrågan på kort sikt eller inte hur det binder till din vision och strategi. Flyttar efterfrågan dig mot din föreställda framtid? Finns det några aspekter av detta krav som hotar din förmåga att uppnå din vision? Kan du utnyttja några av elementen i detta kortvariga projekt i framtiden?

Om du tänker på dessa frågor kan du förstå om den kortsiktiga uppgiften är ett "en-och-gjort" -projekt eller om det kan fungera som ett mall för att initiera ett nytt projekt i framtiden. Oftare än inte kan de kortsiktiga kraven som är värda att ta upp utnyttjas till något större i framtiden.

Naturligtvis är en-och-gjort-uppgifter inte alltid dåliga. Till exempel, om den framväxande efterfrågan är en teknisk risk som du inte kan ignorera, måste du vara redo och villig att göra det flytta dina resurser för att rymma det.

När du gör det måste du dock närma dig problemet precis som du skulle göra ett kontinuerligt förbättringsprojekt. Du behöver bygg upp en strukturerad plan runt det och förstå och kvantifiera dess effekter. Ett projekthanteringsverktyg som lätt Redmine kan ge värdefull hjälp i uppskatta och schemalägga projekt och vid beräkningen av den kritiska vägen.


2. Motivera kortsiktiga krav med data

När du har avvisat dina kortsiktiga krav mot din långsiktiga vision börjar du titta på verkligheten i arbetet framför dig. Se att det du överväger är vettigt enligt både objektiva och subjektiva data.

I detta skede är det viktigt att separera nya känslomässiga krav från de rationella behoven som gäller för en bredare publik. Studier visar det alltför många krav på kort sikt fokuserar på adhoc emotionella svar. Om du t.ex. är IT-support som arbetar på distans kan en klient kontakta dig för att klaga på systembrist. Detta klagomål kan leda till att du snabbt hoppar till svarsläge utan att ge problemets påverkan på dina långsiktiga projekt tillräckligt tanke.

För att fungera effektivt måste du samla in tillräckligt med data om det kortsiktiga arbetet som kastas åt dig. På detta sätt kan du exakt placera dess betydelse och schemalägga den i enlighet därmed.


3. Spåra både kort- och långsiktiga projekt noggrant

Kortsiktiga krav kan vara snabba uppgifter, men eftersom de dyker upp hela tiden kan de snabbt hamna i hela ditt eftersläpning av arbetet. Det är avgörande att du håller noga med på dina eftersläpningar för att säkerställa att dina kortsiktiga, medellångvariga och långsiktiga uppgifter hålls på rätt spår.

Den rätta projektledning lösning kan hjälpa dig att spåra dessa projekt effektivt och tagga deras krav, så att du kan bygga instrumentpaneler, ganttoch rapporter runt dem. Genom att ha denna synlighet kan du upprätthålla balansen effektivt. Du kan undvika att offra kortsiktiga krav i ett årslång framtidsutsikt eller äventyra den framtiden genom att försöka passa in för många kortvariga uppgifter i ditt nuvarande schema.

Om du ingår i ett team kan instrumentpaneler och rapporter hjälpa dig att hålla medlemmarna uppdaterade med korrekt information. Så snarare än att spendera tid i Zoom-samtal för att diskutera åsikter, kan du prata i termer av analys som kostnad, avkastning och framtida effekter.


Balansen ligger inom dig

När du befinner dig som kämpar med konkurrerande prioriteringar på kort och lång sikt, ta ett djupt andetag och hänvisa till stegen ovan. Förstå hur den kortsiktiga efterfrågan kan påverka den större bilden och använda data för att utvärdera det berörda arbetet. Om rätt beslut är att ta upp efterfrågan, använd en effektiv projektledningslösning för att spåra dina framsteg och justera din plan när ny information kommer med.

Om du använder detta strukturerade tillvägagångssätt kommer du inte bara att lyckas med att skapa en balans mellan kort- och långsiktiga krav, utan du kan också bygga en process som fungerar för nuvarande och framtida projekt. Du kan därför växla från att reagera och "brandbekämpa" till att fatta beslut som inte kommer att svänga dig från din vision.

Prova Easy Redmine i en 30-dagars gratis provperiod

Fullt utrustad, SSL-skyddad, Dagliga säkerhetskopior, i din Geo