Varför behövde vi ett verktyg?

Innan Agile Resource Management, vi använde inget verktyg för resurshantering. Varför? För oss är traditionell Resurshanteringssystem var för detaljerad eftersom den arbetar med timmar som en mätenhet, och den är avsedd för detaljerad hantering av mänskliga resurser.

Därför, i vårt företag, varje lag klarade sin arbetsbelastning individuellt. Det fungerade när vi var 50 eller 60, men sedan började vi växa. Antalet teammedlemmar ökade, antalet externa medlemmar ökade för varje dag, och vi insåg att vi var det i desperat behov av ett verktyg. Det var vår vd, Filip Morávek, som identifierade detta interna behov och kom på idén om ett verktyg för agilt resurshantering.

Förväntningarna var höga

Genom utvecklingen av verktyget Agile Resource Management fick Filip, vår VD, rollen som Klient och arbetade tätt med utvecklingsteamet och vår produktägare, Jan Pavera. Vi visste exakt vad vi ville ha för detta verktyg:

• Resurshantering på global nivå
• En kristallklar översikt över resursallokering på projekt
• En enda styrelse för alla projekt relaterade till produktutveckling och produktsläpp
• Används främst av PM och teamledare som tilldelar teammedlemmar specifika uppgifter
• Teammedlemsvy
• Att erbjuda vägkarta och portföljplanering för PM, PPM och PMO
• För att kunna se arbetar vi med olika projekt samtidigt (i jämförelse med RM där man bara kan se vilka uppgifter de arbetar med)

Redo att uppfylla kraven

För att skapa ett framgångsrikt verktyg inte bara för interna Easy Software-team, utan för alla andra företag, behövde vi uppfylla avgörande krav:

• Enkelt och visuellt
• Utan hinder eller krav på tillstånd
• Fokusera på omfattning och tid – du har definierat tid och omfattning, och du måste göra det bästa du kan inom tidsramen
• Förmåga att lägga till personer i ett projekt baserat på kompetens
• Förmåga att lägga till personer i ett team eller till ett projekt baserat på tjänsteår
• Resursenhet inte bara som individ utan också som team, en Teamvy som visar vem som ingår
• Tilldela ett projekt till ett team
• Låna en person från mitt team till ett annat projekt, visualisera när en person arbetar med två projekt samtidigt
• Prioritering på PMO-, PM- och PPM-nivåer
• Visa semester och sjukdagar kopplade till vårt närvaroplugin
• Sprintvisualisering

Vi gjorde det, vi använder det, och det kan du också!

Vi skapade ett mångsidigt verktyg för resurshantering. Vi använder det varje dag, och nu är vi redo att visa dig hur det bäst kan hjälpa ditt företag. Titta på webbinariets inspelning och få alla de bästa tipsen och tricken för dagligt bruk!

Titta på webinariet

Jan Pavera, produktägare

Genomförande, här kommer vi

1. Förberedelse

Denna fallstudie skiljer sig från de vanliga som du kanske känner till som den var inte bara om genomförande, Men även om utveckling av nya funktioner. Om du kommer från ett mjukvaruutvecklingsföretag behöver vi inte berätta hur utmanande detta kan vara.

När det kommer till testning tenderar klienter vanligtvis att testa en ny funktion eller nya versioner på en testapplikation som körs parallellt med deras vanliga applikation. Tja, vi är lite olika. Och så, när vi hade en betaversion klar, vi distribuerade den till vår interna Easy Redmine, känd som "Esko", direkt. Detta hände i Kan 2022, när våra PMO och PM började använda det för dagligt arbete. Testet var igång!

2. inställningar

I det första steget, a detaljerad struktur för projekten definierades tillsammans med alla typer av filter, vyer och mätvärden. Det var också avgörande för oss att definiera olika typer av team, vilket görs genom Administration > Kategorier.

Ett av våra behov var att skapa team baserat på teammedlemmarnas kompetens och senioritet. Så först definierade vi kompetenserna i Administration > Kategorier, där vi också definierade senioritetsnivåer, som båda visas som färdigheter i användarprofilen. Tack vare detta kunde vi snabbt skapa team med personer med olika kompetenser och tjänstenivåer.

Detta gjordes först för vårt scrum-team, det "gröna laget". När vi väl var nöjda med utrullningen, inställningarna och funktionaliteten introducerades den för andra scrum-team också. För närvarande, fyra scrum-team, plus vår produktägare och PMO, använder Agile Resource Management aktivt dagligen. Vårt marknadsföringsteam anslöt sig också och använder effektivt vårt verktyg för att planera projekt.

Och resultaten?

Implementeringen av Agile Resource Management gav oss:

• Global översikt över resursallokering
• Tydlig överblick över fördelningskonflikter och sammandrabbningar
• Förmåga att skapa team utifrån kompetens och senioritet
• Förmåga att reagera snabbt på resursbrist på grund av semester

Våra favoritfunktioner i Agile Resource Management

1. Färdighetshantering – tilldelning av gruppmedlem till ett projekt baserat på kompetens och tjänstgöringstid
2. Lagskapande – Teammedlemmar kan sättas samman till ett team där olika kompetenser och tjänsteår kombineras
3. Projektfördelning till team – tilldelning av team till projekt
4. Översikt över konflikter & parallellarbete – alla ser lätt konflikter och sammandrabbningar
5. Evenemang – du kommer alltid att se de viktigaste händelserna, globala för alla portföljer eller per projekt