Standardisering av projektledningsarbetet – Ayesa Advanced Technologies

Webbplats

Fält:

IT-tjänster

Användare av Easy Redmine:

4800+

Originalapplikationer:

MS Project, Jira, MS Excel, etc.

Genomförande i:

2019-2021

AYESA är ett internationellt spanskt företag, dedikerat till teknik, teknik och IT-konsulting. Tidigare för att ha Easy Redmine använde Ayesa flera verktyg utan integration (MS Project, Jira, MS Excel och andra interna verktyg). Tidsspårning och kostnadsplan på hög nivå hanterades i SAP BPC. Det breda utbudet av tillgängliga verktyg skapar problem att ha en gemensam och tydlig bild av projektets status.

Utmaning

Ayesa vill hantera projekten som arbetspaket, och vart och ett av arbetspaketen har associerade krav och leveranser.

Förväntan

Standardisering av projektledningen arbeta med endast ett verktyg
Teknisk detalj: kontroll och hantering av leveranser, kontraktsartiklar, uppgifter, kostnader, spenderad tid i ett verktyg
Kapacitetshantering: förbättra flexibiliteten för resurserna
Hierarki av resurserna under kontroll genom rollhantering
Förbättra produktiviteten och kostnadsmarginal
Standardisering av procedurerna

Krav

Verktyget måste tillåta olika projekt- och uppgiftstyper
Integration med annan företagsprogramvara (SAP, BPC)
Resurs- och kompetenshantering
Arbete utfört av varje anställd (inklusive typ av arbete och kategori)
Kontraktsdokumentation av projektet och relationen till arbete och anställda
Rapportering av utfört, pågående och pågående arbete
Redovisning av utfört arbete i tid
Kapacitetshantering
Beräknad, förbrukad och fakturerad tid

Lösning

FÖRBEREDNING

Inför implementeringen pågick en pilotfas där grundkraven definierades, vilka införlivades i Easy Redmine-miljön och sedan presenterades för företagets ledning. Godkännandet följdes av en detaljerad implementering, där nyckelanvändare av applikationen från projektkontorets avdelning aktivt deltog. En pilot med 11 projekt genomfördes 2019.

Inställningar

I det första steget definierades en detaljerad struktur av projekt tillsammans med alla typer av användare och parametrarna för användarnas personliga sidor. Projektmallar har skapats, så det är möjligt att skapa projekt med standardiserade parametrar.

Serverlösning / Molnlösning

Molnlösningen valdes av AYESA. Vi satte upp systemmiljön på ett tillfälligt moln och sedan migrerade vi till den slutliga molnmiljön. För att stödja ett större antal användare och intensiv användning av verktyget flyttade AYESA från det offentliga molnet till det privata molnet.

Utbildning

Vi utbildade nyckelanvändare och administratörer under implementeringen och andra användare av applikationen dessutom i omfattande tematiska block.

Testning

Kunden använder en testmiljö med riktiga data, vilket gör att nya krav och funktioner kan testas innan de distribueras till produktionsmiljön. Piloten av 11 projekt var mycket viktig för slutföra testningen och fortsätta med distributionen.

Utvärdering

Mål och fördelar

Enkel implementering av Redmine antydde:
AYESA-uppdrag metodstöd
En gemensam och korporativ teknisk databas
Standardisering av projektledningsverktyg
Arbetsbelastning detaljerad övervakning: planering, leveranser och arbeten krävs
Kontroll av anställdas aktiviteter (utfört arbete, engagemang...)

De mest använda funktionerna

Projekt Gantt: hela teamet använder Gantt för att se planen och för att uppdatera uppgifterna.
Spenderad tid: Här kan vi kontrollera tiden för laget och grupperna.
Resurshantering: För att kontrollera arbetsbelastningen för teammedlemmarna.

Som kunden ser det

"ERM ger oss en extra synlighet av arbetsbelastning och kapacitet för avdelningar och områden som vi aldrig har haft tidigare."

Carmen Clavijo de la Corte
Produktionschef
Ayesa Air Control

"ERM är det perfekta verktyget för att ha ett välorganiserat projekt, vilket gör att varje medlem i teamet vet att de måste göra hela tiden och projektledaren kontrollerar schemat."

Alfonso Moresco Juliá
Projektledare
Ayesa Advanced Tech.