SZTAKI bytte till Easy Redmine för att få ett professionellt supportverktyg

Innan du byter till Easy Redmine

SZTAKI var använder Redmine 4.02 med Redmine UP-plugins Helpdesk och CRM. Men det var de saknad proffs projektledningsstöd verktyg och ett mobilbaserat användargränssnitt.

Uppgiften

Ett närstående företag till SZTAKI har redan använt Easy Redmine för projektledning. Det fanns en praxis att använda programvaran, och ledningen var benägen att också införa ett bekant system. De främsta utmaningarna skulle ha en effektiv samverkan och förmågan att skapa anpassade arbetsflöden för specifika typer av uppgifter.

Förväntningar att möta

• Fullständig projektledning för högre effektivitet
• Digitalisera företagets arkiveringsprocess (med Easy Redmine arbetsflödesbaserad metod)
• Migrering och omorganisation av Service Desk-processer, få utökade funktioner (e-postbaserad kommunikation över Easy Redmine-problem)
• Professionell projektledningsstödjande verktygsuppsättning

Krav

• Drift på plats
• SAML SSO-stöd
• Tillgängligt offentligt API för automatiseringsändamål
• Integration GitLab

Låt oss genomföra

1) Beredning

Under implementeringen sköts den klassiska konsultationsmodellen i bakgrunden, eftersom SZTAKI redan hade en Redmine-baserad praktik och ett team bestående av tekniska experter, av vilka många är bekanta med problemspårning och processbaserade tillvägagångssätt. Support behövdes endast för mycket specifika problem, vanligtvis odokumenterade funktioner.

De mest utmanande uppgifterna:

• Installationsprocessen på plats – Det var många interaktioner med den tekniska supporten och lösningar skulle göras.
• SAML/SSO-inloggningsprocessen – Den behövde korrigeras eftersom den färdiga lösningen inte implementerar hela standarden, bara en del av den
• Användarförsörjning (relaterat till SSO) och migreringsfrågor – En fysisk implementeringsprocess (skript/kodning).

 
2) Inställningar

SZTAKI hade sina inställningar från den tidigare Redmine-installationen och de lyckades översätta dessa till den nya Easy Redmine-miljön.

Kunden valde serverlösningen baserat på lokala föreskrifter och interna säkerhetskrav. Servern installerades av SZTAKIs tekniska personal på egen hand. Som nämnts ovan stödde Easy Redmines tekniska personal främst ad-hoc-problemen.

Eftersom Redmine och Easy Redmine är ganska olika, SZTAKI översatt alla sina spårare och arbetsflöden till det nya systemet och skapade nödvändiga projekt, spårare, stater och ett litet antal problem som en manuell migrering. Utöver det utfördes massproblemmigreringen av en automatisk API2API-migrering.

Klienten lyckades också skapa ett provisioneringssystem som skapar användare från SZTAKIs centrala identitetshanteringssystem i Easy Redmine med API-anrop, så att användarna kan logga in via SSO.

Under implementeringen av den digitaliserade arkiveringsprocessen implementerades även en skräddarsydd lösning av SZTAKI för att kunna generera unika serienummer. Supportaktivitet var på begäran under hela processen.

3) Träning

Under implementeringen av det digitaliserade arkivsystemet vi utbildade nyckelanvändarna. Detta var en konsultationsliknande utbildning. Vi utbildade dem genom att gå igenom de tematiska blocken. Sedan gick vi över till användningsfall och svarade på alla frågor.

4) Testning

SZTAKI skapat en dev/sandbox-miljö för sig själva med tillgång till vår support. Testning av specifika inställningar och den första implementeringen av spårare och arbetsflöden skedde här (manuell migreringstestning), inklusive implementering och testning av anpassade lösningar, som användarprovisionering och API2API-migrering. Utbildningen genomfördes i en produktionsmiljö innan migreringen och livesändningen.

Och resultaten?

Implementeringen av Easy Redmine gav: 

• Förmågan att rapportera alla HelpDesk-problem till ett centralt system och spåra dem utan att glömma något.
• Möjligheten att definiera en plats för varje projekt hanteras av SZTAKI och med hjälp av projektledningsverktygen.
• Med förmågan att skapa anpassade arbetsflöden, är det nu möjligt att digitalisera affärsprocesser som tidigare hanterades manuellt.
• Möjligheten att spåra strategiska eller regulatoriska mål med anpassade arbetsflöden, på ett verifierbart sätt, genom att lagra alla historiska aktiviteter från betrodda, autentiserade och auktoriserade användare.