En fallstudie av Home Power Solutions med Easy Redmine

Innan du byter till Easy Redmine

Klienten använde Redmine, som inte hade en användbar resurshanteringsfunktion.

Topputmaningar:

• Håll överblick i en mycket komplex organisation (många team som arbetar med hårdvara och mjukvara i ett komplext system) och minska komplexiteten med verktyget istället för att öka det.
• Implementering av SAFe-ramverk i Easy Redmine (dvs PI-Planering för kvartalsplanering av epos och SCRUM däremellan)
• Kombination av långsiktig planering (vattenfall) och kortsiktig sprintplanering (SAFe PI-Planning och SCRUM)
• Resurshantering för individer och team
• Sammanfatta information i verktyget för rapportering
• Grafer/diagram (möjligheterna är mycket begränsade)

Vårt uppdrag och utmaningar

Förväntningar att möta:

• Minska komplexiteten i en mycket komplex organisation
• Öka transparensen av alla uppgifter som arbetas med
• Möjliggöra effektiv prioritering
• Konsekvent representera den hierarkiska strukturen från företagsvision till individuell uppgift
• Stödja projektplanering och styrning
• Supportprogram och teamledning

Krav:

1. Grundläggande projektledningsfunktioner: Gantt-diagram, milstolpar, uppgifter, deluppgifter, ansvar och resursuppskattningar är viktiga komponenter.
2. Resurshantering: Inklusive överväganden för semester och andra faktorer som påverkar tillgången på resurser.
3. Projektvy: Ge en heltäckande översikt över pågående projekt.
4. Teamvy: Låter team se alla projekt de är involverade i.
5. Revidering av projektplaner: Ger möjlighet att revidera projektplaner efter behov.
6. Kritiska vägar: Identifiera kritiska vägar inom projekt för effektiv planering.
7. Arbetsfördelningsstruktur (WBS): Erbjuder en tydlig ansvarsfördelning inom projekt.
8. Uppgiftsstatusspårning: Övervakning av status för uppgifter under hela projektets livscykel.
9. Dokumentation av projektresultat: Underlätta dokumentation av projektresultat för framtida referens.
10. Rapportering och analys: Generera rapporter, inklusive milstolpar trendanalys, och erbjuda rapporteringsmallar för olika intressenter med varierande detaljnivåer och nyckeltal.

Varför Easy Redmine:

• Hybrid projektledning (agilt och vattenfall) och resurshantering
• Funktioner höjdpunkter: 
• Resurshantering
• customizability
• filter

Implementeringsfaser:

Före implementeringen skapades en testserver, som testades noggrant för ovanstående krav. Eftersom projektledningen i vårt företag precis skulle utvecklas, definierades inte processerna och den konkreta användningen av verktyget under implementeringen. Att skräddarsy Easy Redmine till vårt företag och samtidigt implementera projektledning var fasen som följde med hjälp av verktyget. I början mötte vi kaos och frustration, men efter ett tag var det transparens och stöd för SAFe-metodik med ökad effektivitet i PI-Planering.

1. inställningar

I det första steget definierades och implementerades en detaljerad struktur av projekt. Vi importerade också alla uppgifter från Redmine, eftersom vi ville behålla tillgången till den kunskap som dokumenterades i dessa biljetter. Detta ledde dock till svårigheten att Easy Redmine användes som ett biljettsystem med massor av människor som slumpmässigt skapade uppgifter för vilken idé som helst och allokerade dem till slumpmässiga projekt. Detta ledde till slut till ett enormt kaos.

2. Serverlösning / Molnlösning

Vi valde molnlösning.

3. Träning

Vi utbildade nyckelanvändare och administratörer under implementeringen och andra användare av applikationen dessutom i omfattande tematiska block.

4. Testning

Kunden använder en testmiljö med riktiga data, vilket gör att nya krav och funktioner kan testas innan de distribueras till produktionsmiljön.

De mest använda funktionerna:

• Resurshantering att matcha top-down och bottom-up planering
• WBS att strukturera projekt
• gantt sätter uppgifter på en tidslinje och visar beroenden