Datamigrering från Jira till Easy Redmine: Fallstudie av Aspecta

I det snabbt utvecklande landskapet av IT-konsulter insåg Aspecta, ett innovativt IT-konsultföretag baserat i Slovakien, behovet av att uppgradera sina projektledningskapaciteter. Trots att de utnyttjade Jira Software, ett robust verktyg för uppgifts- och projektledning, stod de inför en kritisk utmaning. Standardversionen av Jira saknade omfattande resurs- och kapacitetshanteringsfunktioner, väsentliga för Aspectas expansiva och dynamiska verksamhet.

Övergången från Jira till Easy Redmine påbörjades i december 2022 och kulminerade i maj 2023. Migreringen drevs av en strävan efter ett enhetligt verktyg som kunde erbjuda en heltäckande bild av kapacitetsutnyttjande samtidigt som projekt och uppgifter hanterades sömlöst. Easy Redmine dök upp som den föredragna lösningen på grund av dess utökade resurshanterings- och kapacitetsplaneringsfunktioner, inklusive Gantt-vyer, stöd för projektbudgetering och ett öppet API för externa integrationer.

Innan du byter till Easy Redmine

Aspecta används Jira programvara för att stödja projektledningsaktiviteter. Det var fullt tillräckligt för uppgiftshantering och agila/vattenfallsprojekt. Det gjorde det dock inte tillhandahålla (i standardversionen) funktionerna för hantering av resurser och kapacitet. För Aspecta som ett snabbt växande företag är det avgörande att ha detaljerad information om resursutnyttjandet när som helst.

Vårt uppdrag och utmaningar

Förväntningar att möta:

• Att ha en helhetsvy över kapacitet och resursutnyttjande i ett verktyg med projekt-/uppgiftshantering
• Att känna till tid/budgetvillkor för alla projekt
• Att ha kapacitet för portföljplanering och förvaltning

Krav:

• Gantvy med kapacitets-/resurshantering
• Stöd till projektbudgetering över det levererade projektet
• Öppna API för extern integration
• För att stödja alla "standard" funktioner som Jira Software tillhandahåller

Dags att genomföra

1. Förberedelse

Vi har skapat ett kundteam med nyckelanvändare som mestadels är erkända i Jira-konfiguration och företagsprocesser och definierade roller/ansvar under den kommande implementeringen. Klienten har fått Easy Redmine-applikationen för att spela i förväg och vi har organiserat administratörsutbildningen som en förutsättning för den planerade migreringsprocessen.

2. inställningar

Huvuddelen av implementeringen var migrering från Jira till Easy Redmine. Jira var fortfarande i produktion (daglig drift) så vi var tvungna att skapa en migrering i flera steg. Först: initialt, inklusive all data som exporterats från Jiras långa historik, konsolidera data (städa upp och ta bort onödiga importerade objekt), konfigurera verktyget (kombinera realiserings- och helpdesk-projekt, ställ in alla instrumentpaneler) och utför andra migreringen strax innan gå och lev.

3. Träning

Vi utbildade kundNYCKELanvändare mestadels med specifika moduler som Gantt, resurshantering och systemadministration. Kundens representanter var starka tekniska personligheter så vi har mest fokuserat på tips och tricks och hörnfall inom Easy Redmine-verktyget.

4. Testning

Efter den första migreringen och systemkonfigurationen testade klienten all migrerad data och daglig rutin i verktyget. Vi har upprepat migreringen ett par gånger för att förtydliga flödet och åtgärda små fynd. På grund av det faktum att verktyget var fullt av migrerad historisk data från Jira så klienten hade en chans att se speciellt alla rapporter som resursmng. leva med data.

Implementeringen av Easy Redmine gav:

• Enhetlig bild av alla resurser och kapaciteter
• Identifiering av utnyttjandeluckor
• Effektivisering av portföljförvaltningsaktiviteter
• Effektiv uppdragsledning inom flera projekt/kundaktiviteter

De mest använda funktionerna:

• Task management i projekt
• Global resurshantering – månadsvy med anpassat filter
• Anpassad instrumentpanel över hela projektportföljen
• Tidrapporter och relaterad rapportering