Hur Seyfor gick över till ett enda verktyg för HelpDesk och projektledning med entusiasm
IT
september 2022
Zlín, Tjeckien
40
Express Apps & Incadea & OneCore
Den tjeckiska snabbast växande IT-lösningsleverantören i Europa Seyfor (tidigare Solitea) började använda Easy Redmine i sina divisioner Incadea och One Core, och även för Money ERP. Den största utmaningen för dessa företag med över 260 tusen kunder världen över var att sätta projektledning och Help Desk-system i ett enda system på 8 månader och spara pengar för licenser. Till slut var hela företaget, inklusive VD:n, aktivt involverat i implementeringen, vilket resulterade i en entusiastisk användning av verktyget och verklig anpassning.
Innan du byter till Easy Redmine
För sin projektledning och helpdesk har Seyfor-divisionerna använt en kombination av många olika verktyg (som Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI och Help Desk-systemet OTRS). Det vardagliga arbetet för de anställda var för rörigt. Seyfor behövs ett system som kombinerar allt det moderna projektledning och supportfunktioner.
Vårt uppdrag och utmaningar
Förväntningar att möta:
- En mjukvara för alla aktiviteter (projektledning, helpdesk, ekonomi,...)
- Anslutningsuppgifter och planering (uppskattning)
- Anslutning DevOps och utvecklingsuppgifter
- Uppgiftsspårning
- Rapportering
Företagens förväntningar att uppfylla:
- Spara kostnader för att använda fler programvarulicenser
- Tydlighet för medarbetare, alla processer och verktyg i ett system
- Migrering av 80 kunder från den gamla helpdesk
- Migrera det stora Business Lease-projektet från det tidigare systemet till Easy Redmine
Krav:
- Avancerad rapportering
- Planeringsverktyg
- DevOps-integration
- Help Desk
Låt oss genomföra!
Entusiasm är nyckeln
Seyfor är ett IT-företag, en leverantör av redovisningssystem, så de använde deras entusiasm och färdigheter för att konfigurera Easy Redmine för att passa deras behov. Det viktigaste ögonblicket var att vi hittade intern "ambassadör" för Easy Redmine - Supportchefen, VD:n eller projektledaren och det var han som skapade den skräddarsydda designen. Som ett resultat, tillsammans med vår hjälp, skapade de en perfekt skräddarsydd programvara.
Lukáš Mezírka
Vi stod inför en intressant utmaning i form av Easy Redmine-implementering, tack vare vilken vi ville kombinera alla våra aktiviteter i ett system. Vi gjorde allt! Å hela vårt implementeringsteams vägnar vill jag tacka Petr Vávra, som var mycket hjälpsam och underlättade övergång från de ursprungliga systemen till Easy Redmine. Jag uppskattar verkligen hans lyhördhet och förmåga att föreslå olika sätt att hantera våra processer. Jag hoppas att vi och våra förslag har varit en inspirationskälla för att förbättra Easy Redmine. Jag tror att vi under hela implementeringen har etablerat ett mycket viktigt värde, partnerskap för oss, baserat på vilket vi ser fram emot ytterligare samarbete med Easy Software.
Inställningar
Seyfor bestämde sig för att finjustera allt: anpassad design, SSO-inloggning (en av de första kunderna som använde det) med Microsoft Azure-integration och många instrumentpaneler för att spåra lönsamhet och övervaka kostnader för HelpDesk, implementering eller framgångsfrekvens för projekttimmeskattningar.
Några konfiguration som anpassad design förbereddes av den aktiva vd:n som njöt av hela processen. Det är ingen standardsituation men det visar att när ett företag dyker ner i implementering och anpassning av ett verktyg så kan alla i företaget engagera sig.
Den viktigaste funktionen var HelpDesk där individuella SLA-mått för varje klient sattes upp – deras egen portal för kunders önskemål (istället för e-post). Tidigare hade klienten ett annat verktyg men de behövde byta till ett enda verktyg. Vi sätter upp SLA individuellt för varje kund enligt biljettprioriteter.
Deras vardagliga jobb är också att jämföra uppskattning och verklighet samt i andra IT-företag som arbetar i SCRUM. Lönsamhet är nyckeln. De har många instrumentpaneler som visar ekonomi rapporter om arbeten och implementering av support för varje kund.
Utbildning
De viktigaste intressenterna (som VD och kundsupportchef) var involverade i implementeringsprocessen, de dök verkligen ner i förberedelserna och implementeringen och gjorde resten av företaget upphetsad.
Även i den situation då kundsupporten använde det tidigare Help Desk-systemet som passade dem och det var nödvändigt att visa dem tillräckligt fördelarna med att enas verktygen.
Och resultaten?
Implementeringen av Easy Redmine gav:
- Möjlighet till inställningsrapporter att anpassa sig till förvaltningens behov
- Lätt och snabbsökning i verktyget
- Instrumentpaneler (inklusive grafer) för sina kunder
- Enhetlig tidsrapportering i ett system
De mest använda funktionerna
Budget för ett enskilt projekt
HelpDesk SLA-statistik
WBS för projekt
Konfigurerade rapporter
Vem är Seyfor
Tjeckien snabbast växande leverantör av IT-lösningar i Europa Seyfor (Solitea) erbjuder ERP-lösningar, IT-infrastrukturprojekt och skräddarsydda system, tillsammans med 34 program och applikationer. I detta innehav finns många företag och 1600 anställda som delar erfarenhet, kunskap och kultur för mer än 260 tusen kunder över hela världen.
Seyfor inkluderade affärsenheterna Express Apps (en applikation för låneföretag baserad på Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (ett mycket flexibelt och lätt anpassningsbart system utformat specifikt för behoven hos fordonshandlare) eller OneCore (specialiserad lösning för programvara för leasinghantering). för stora finansiella tjänsteföretag).
