Arbejde Smart: Sådan hittar du den rette balansen mellan kortsiktede krav och långsigtede projekter

Sig, du driver din egen verksamhet, och kunderna kommer till dig, men du vill också gärna utforska nya möjligheter. Eller kanske vill ha din verksamhet för att minska driftkostnaderna som reaktion på Covid-19 utan att ge projekterare, som kan driva långsigtet tillväxt. Hur hanterar du uppdragerne, du ska utföra just nu, med de viktiga mål, du ska uppnå i framtiden?

Nå, de flesta sejlbåde har en backup-dieselmotor för att hålla dem i gänget under vindstille. På samma sätt ska du utveckla dina metoder för att överleva de utfordrende kraven och hålla alt i den riktiga riktningen.

Förträffande tillgångar för att uppnå denna balans finns lyckligtvis. Nedenstående trin kan vara särskilt gavnlige för att hantera kortsigtede önskemål och behov utan att miste fokus på din långsigtede vision.

1. Forbind det kortsigtede med det långsigtede

Langt de viktigaste frågorna att stilla dig själv, när du överväger, om du ska uppfylla en ny kortsiktet efterfrågan, hanterar om, hur den är förbunden med din vision och strategi. Flytter efterfrågaslen dig i riktning efter din önskade framtid? Är det aspekter av denna efterfrågasel, är det sannare din förmåga att uppnå din vision? Kan du utnyttja några av elementen i detta kortsigtede projekt i framtiden?

Vid att tänka över dessa frågor kan du förstå, om den kortsiktiga uppgiften är ett "one-and-done" projekt, eller om den kan fungera som en skapalon til att starta et nytt projekt i framtiden. Ofta kan de kortsigtede krav, det är värt att ta op, utnyttjas till något större i framtiden.

Naturligvis är "one-and-done"-uppgifter inte alltid dårlige. Till exempel, om den opståede efterfrågasel är en teknisk risk, du inte kan ignorere, ska du vara klar och villig til at omfordele dine ressourcer för at imødekomme den.

När du gör det, ska du närma dig problemet på samma sätt som ett kontinuerligt förbättringsprojekt. Du skal opbygge en struktureret plan omkring det och förstå och kvantifiera dets verkningar. Et projektstyringsværktøj som lätt Redmine kan vara en värdefull hjälp till at estimere och planlægge projekter og beräkna den kritiska vägen.

2. Begrunda kortsigtede krav med data

När du har avvejet dina kortsigtede krav i förhållande till din långsigtede vision, ska du börja att se på verkligheten i det arbete, som ligger foran dig. Se till att det, du överväger, ge mening i henhold til både objektiva och subjektiva data.

På detta tillfälle är det viktigt att adskille opstå emotionella krav från rationella behov, det gäller för en bredare målgruppe. Studier visar, at alt för många kortsiktiga krav fokuserar på ad hoc emotionella reaktioner. Om du f.eks. arbetar som IT-support externt, kan en klient kontakta dig för att klaga över en systemmangel. Denna klage kan få dig til snabbt att reagera utan att tänka tillräckligt över problemets indvirkning på dina långsigtede projekter.

För att arbeta effektivt ska du samla tillräckligt med data om det kortsiktiga arbetet, det blir kastat efter dig. På det sättet kan du noggrant bedöma dess betydelse och planera det sedan.

3. Följ både kortsigtede och långsigtede projekter omhyggeligt

Kortsigtede krav kan vara snabba uppgifter, men eftersom de uppstår hela tiden, kan de snabbt fylla hela din arbetsbyrde. Det är avgörande, at du holder et vågent øje med dine arbetsbyrder for at sikre, at dine kortsigtede, mellan- och långsigtede uppgifter är på rette spor.

Den rette projektstyringslösningen kan hjälpa dig med att följa dessa projekter effektivt och märka deras krav, så du kan opbygga instrumentpaneler, gantt og Rapporter omkring dem. Vid att ha denna synlighet kan du upprätthålla balansen effektivt. Du kan undvika att ofre kortsigtede krav til fordel för en långvarig framtidig möjlighet eller bringa den framtid i fare ved at få plats til för många kortsigtede uppgifter i din nuvarande tidsplan.

Om du är en del av ett team, kan instrumentpaneler och rapporter hjälpa dig att hålla medlemmar uppdaterade med exakt information. Så i stället för att använda tiden på Zoom-opkald, där jag diskuterar meningar, kan jag berätta om analysen som kostar, kostnader och framtida effekter.

Balance ligger inden i dig

Varje gång du hittar dig själv i en kamp mellan kortsigtede och långsigtet prioriteter, så tag en dyb indånding och følg stegene ovan. Förstå hur de kortsiktiga kraven kan påverka det större bild och använda data för att granska arbetet. Om den riktiga beslutet är påtaget sig kravet, så använd en effektiv projektledningslösning för att följa din framgång och anpassa din plan, när ny information kommer till.

Om du följer denna strukturerade tillvägagångssätt kommer du inte att vara framgångsrik och skapa en balans mellan kortsiktiga och långsiktiga krav, men du vill också stå för att bygga upp en process, som fungerar för nuvarande och framtida projekter. Du kan derfor skifte fra reaktivt och "brandbekæmpelse" til at træffe beslutninger, der inte vil få dig til at afvige fra din vision.