En smart jobb: Hur finner du riktig balans mellan kortsiktiga krav och långsiktiga projekt

8/4/2020

6 minuter

jakub Ryba

Å skilda mellan kortsiktigt och långsiktigt mål och behov är en av de längsta utmaningarna bland enkeltpersoner och organisationer. Varje dag byr på pressen från alla kanter som får dig til å vingle frem og tilbake, nästan som en seilbåt i urolige farvann.

Så, du kör din egen företag och kundverksamhet till dig, men du vill också utforska utforska moglegheiter. Eller kanske företag som vill minska driftkostnaden som svar på Covid-19 utan att lägga bort ett projekt som kan driva långsiktig vekst. Korleis handterer du uppgåvene du må gjere no med dei viktiga måla du må uppnå i framtida?

Vel, dei flesta seilbåtar har ein backup-dieselmotor för att hålla de gåande under stillebeltet. På samma sätt måste du utveckla metoder för att överleva de krevjande kraven och hålla alt i riktig riktning.

Fortunatvis finst det effektiva tilnärmingar för att uppnå denna balans. Trinnene nedanfor kan vara särdeles nyttiga för att handtere kortsiktige önskjer och behov utan att miste av syne den långsiktige visjonen din.

1. Knytt det kortsiktige til det långsiktige

Langt på veg är de viktigaste frågorna att stilla dig själv som du bedömer om du ska använda nytt kortsiktiga krav, knutna till visjonen och strategin din. Innan du kravet dig mot den framtida visjonen din? Är det aspekt av detta kravet som truar evna di till att uppnå visjonen din? Kan du utnyttja element från detta kortsiktiga projekt i framtiden?

Att ta en titt på dessa frågor vill hjälpa dig att förstå om den kortsiktiga uppgåva är ett "ein-gong-for-alle" projekt, eller om det kan fungera som ett mal for å starta eit nytt prosjekt i framtida. Ofta kan de kortsiktiga kraven som är verdt att ta på sig, utnyttjas till noko större i framtida.

Sjølvsagt är "ein-gong-for-alle" oppgåver ikkje alltid dårlege. Till exempel, om det uppstår ett tekniskt problem som du inte kan ignorera, må du vara klar och villig till å omfordele ressursane dine för å handtere det.

När du gör det, måste du ändå närma dig problemet på samma sätt som du ville gjort med ett kontinuerligt forbetringsprojekt. Du må lage ein strukturert plan rundt det och förstå och kvantifiera effekten. Ett projektstyrningsverktyg som lätt Redmine kan vere til god hjelp for å estimere och planera projekt og for å beregne den kritiske stien.

2. Begrunn kortsiktige krav med data

Efter att du har bedömt de kortsiktiga kraven mot den långsiktiga visjonen din, må du sjå på verkligheten i arbeidet som ligger före deg. Sjå att det du bedömer gir mening i lys av både objektiva och subjektiva data.

På detta stadiet är det viktigt att skilje mellan nya emosjonelle krav och de rasjonelle behov som gäller för ett bredare publik. Studiar visar kl alt för många kortsiktiga krav fokuserar på ad hoc emosjonella reaktioner. Om du till exempel är en IT-stöd som jobbar externt, kan du kontakta dig för att klaga på en systemmangel. Denna klagomål kan få dig för att snabbt gå i svarsläge utan att tänka på problemens inverkan på de långsiktiga projekten.

För att arbeta effektivt måste du samla några data om det kortsiktiga arbetet som blir kasta på dig. På detta sätt kan du bedöma hur viktigt det är och planera det sedan.

3. Följ både kortsiktig och långsiktig projekt noggrann

Kortsiktige krav kan vara snabba uppgåver, men eftersom de dukkar upp hela tida, kan de snabbt fylla upp hela arbetskøa di. Det är viktigt att du höll ett noggrant auge med arbetsköane dine för att säkra att de kortsiktiga, medelsiktiga och långsiktiga uppgåvene dine hölls seg på rätt spor.

Den rette prosjektstyringsløysinga kan hjälpa dig att följa dess projekt effektivt och märka dem med krav deira, slik att du kan bygga instrumentbräda, ganttOch rapportör rundt dei. Å ha denna synligheten gör det möjligt att upprätthålla balansen effektivt. Du kan undvika krav att ofre kortsiktig till fordel för en långsiktig utsikt, eller att sätta den framtida i fare genom att prova att få plats till för många kortsiktiga uppgåver i den nya tidsplanen din.

Om du är en del av ett team, kan instrumentpanelen och rapportören hjälpa dig att hålla medlemmen uppdaterad med exakt information. Så i staden för att använda tid på Zoom-samtalar där de diskuterar meningar, kan de prata i termer av analysator som kostnad, avkastning och framtida konsekvenser.

Balansen är inni deg

När du finner dig själv i en kamp mellan kortsiktig och långsiktig prioritering, ta ett djupt pust och se på stegen ovan. Förstå hur de kortsiktiga kraven kan påverka det större bilden och bruksdata för att granska arbetet som krävs. Om det är ett riktigt krav, bruk en effektiv projektstyrningslösning för att följa framgången och justera planen efter varje som ny information kommer till.

Om du följer denna strukturerade tillnärmingen, kommer du inte att lyckas med att upprätta en balans mellan kortsiktiga och långsiktiga krav, men du kan också bygga en process som fungerar för nuvarande och framtida projekt. Du kan därför gå från att reagera och "slukke branner" för att ta beslut som inte vill få dig till att avvika från visjonen din.