Cum să implementați Baza de Cunoștințe 2.0 i Harmony: Povestea Easy Software.

Ce este Baza de Cunoștințe 2.0

Este modalitatea perfectă de a accesa cunoștințele unei companii, integrera în Easy Redmine și oferă un set puternic de instrumente pentru organizarea și scalarea documentației, manualelor, processelor, managementului țipent menruți ți ștințelor în cadrul unei organizații.

Läs mer

Cum am creat-o

• Ta hand om en fost provokation: La Easy Software, cantitatea de cunoștințe intern de împărtășit a devenit prea complexă pentru soluția anterioară. Doar un set regulat de articole în categorii nu a mai fost tillräcklig.
• Ce ne trebuia: Căutam o aplicație specializată, legată cât mai strâns de Easy Redmine. Om du är säker på att det finns öppen källkod, deoarece îl susținem și Easy Redmine är ett program med öppen källkod.
• Ce soluție am selectat: BlueSpice har en perfekt definition. Este o lösning med öppen källkod, o unealtă wiki specialiserat, cu anpassningskomplexă și integrera med Easy Redmine.

Cum a avut loc migrarea

Noi deja aveam date existente în baza noastră de cunoștințe anterioară. Am dorit să transferăm o mare parte din acestea în noua soluție. Vezi cele șapte etape pe care le-am urmat:

1. Curățarea datelor din baza de cunoștințe originală – începeți înainte de migrare. Vă recomandăm să sortați toate articolele după data "ultima actualizare" și să începeți cu cele mai vechi.

• Veți constata că multe articole de sus pot fi pur și simplu șterse
• Altele le puneți într-o kategorispecifikă numită „pentru revizuire” – le veți actualiza mai târziu
• Unele pot fi aktualisera imediat
• Restul pott rămâne așa cum sunt

Două sfaturi suplimentare:

• Dacă mai multe persoane vor revizui articolele, poate fi o idee bună să le etichetați sau să setați un câmp personalizat – de exemplu, "Revizuit".
• Verificați și titlurile articolelor. Dacă conțin simboluri problematik, pot cauza problem în timpul migrării. Iată câteva sfaturi på mediawiki.org om titlurile paginilor şi Caracterele legale ale titlului.

Läs mer

2. Installera baza de cunoștințe 2.0 – livrarea tehnică a funcției. Deoarece folosim Easy Cloud, en snabb realisată aproape automat

3. Efectuați câteva migrări de testare – nu eram siguri de rezultat, așa că am făcut o migrare de testare

• Am verificat titlurile paginilor, formatarea conținutului (antete, paragrafe, link-uri și imagini) și categoriile
• Am verificat cât timp va dura (aveam peste 900 de articole de migrat)
• Am făcut modificările necesare în conținutul bazei de cunoștințe originale pe baza constatărilor noastre din migrarea de testare
• Am "reîmprospătat" aplicația Bază de cunoștințe 2.0 – am eliminat toate datele

4. Informații pentru utilizatorii noștri

• I-am informat despre data migrării de producție = după această dată, sursa principală de cunoștințe este Baza de cunoștințe 2.0. După această dată, utilizatorii vor avea doar acces în modul "doar citire" la articolele originale (doar pentru referință și comparație) cum arată acum și înainte
• Am organizat câteva runde de formare a utilizatorilor și dezvoltare a abilităților administratorilor

5. Import de producție

• A venit ziua când am apăsat butonul și migrarea a fost rulată
• După verificarea noastră inițială, am redus permisiunile pentru toate rolurile din baza de cunoștințe originală – în modul "doar citire"

Vezi processul de migrare

6. Support praktikant

• Am desemnat câțiva colegi și un canal în Microsoft Teams unde utilizatorii noștri puteau să pună orice întrebări despre funcționarea Bazei de cunoștințe 2.0
• Au fost găsite câteva problem după migrare în producție. Deoarece încă aveam originalul activ, am putut rezolva fiecare problemă în consecință

7. Dezactivați baza de cunoștințe originală

• După aproximativ 6 săptămâni, solicitările de support intern au dispărut
• Am dezactivat baza de cunoștințe originală din aplicația noastră Easy Redmine
• Recomandăm să faceți o kopia av rezervă înainte de dezinstalarea plugin-ului

Cum a acceptat compania or schimbare

Fiecare schimbare într-o organizație necesită timp pentru a fi complet acceptată. Începuturile sunt cele mai grele, motiv pentru care trebuie să le reamintim utilizatorilor noștri beneficiile noului sistem.

În cazul Bazei de Cunoștințe 2.0, beneficiul evident este că, dacă nu știți ceva, încercați să căutați mai întâi (beculeț în bara laterală). Veți vedea rezultate nu numai underforma titlului articolului (ca în Baza de Cunoștințe originală), ci și în conținutul efectiv al paginilor la prima vedere => există o șansă bună să primiți să prime slå samman i altă parte.

Când utilizatorul găsește rapid și enkel cunoștințele dorite de la alții, este mai înclinat să își împărtășească cunoștințele cu acei alții, să returneze favorul și sentimentul.

Cum en processat implementeringsområde

Categorii

Ele au fost importera din Baza de Cunoștințe originală, ceea ce este grozav. Dar structura (categoriile și subcategoriile) nu a putut fi importată din punct de vedere tehnic. Primul lucru pe care l-am făcut a fost să revizuim categoriile, în care sunt organisate paginile.

Jag började med 3 "dimensiuni" principal ale kategori:

• Audiență - pentru cine este pagina cea mai utilă - sunt permise mai multe opțiuni, cum ar fi
• försäljning
• Utveckling
• Marknadsföring
• Alla
• Typ av dokument - ce fel de cunoștințe sunt împărtășite. I cele din urmă, fiecare tips va avea propriul său șablon, astfel încât toate vor arăta standardisate. Practica optimă dictează că fiecare pagină ar trebui să aibă un singur tips de document.
• Policy
• Hur
• process
• Notera și înregistrări de formare
• Subiect - despre ce este pagina. Această structură poate merge mai adânc, deoarece există multe subiecte în companie. Adăugarea unei pagini într-o kategori de subiect este voluntară - nu este necesară, dacă nu există o kategori potrivită.
• Produs
• Karakteristiska för basen
• Gestionarea resurselor
• Help Desk
• Tablă agilă
• Infrastruktură
• cloud
• server
• Soluție hibridă
• IT-praktikant
• Echipe
• utsikterna
• hårdvara
• Hårdvara delar
• Hårdvara individuell

Deoarece fiecare editor poate crea noi categorii, facem revizuiri lunare astfel încât să nu fie skapa prea multe categorii neclare sau de utilizare unică, o sortare a structurii astfel încât să nu devină haotică.

Pagini de navigare

Este critic ca utilizatorii să poată naviga bine în noua aplicație. Un element natural pentru navigare este Huvudmeny, care este parțial personalizabil. O opțiune suplimentară utilă este Hemsida, care îi întâmpină pe cititori, le oferă un link către articolul despre cele mai bune practici pentru Baza de Cunoștințe 2.0 și le oferă link-uri către pagini dedicate departamentelor din comp.

Dând clic, de exemplu, pe Marketing, utilizatorul va fi direcționat către indexul paginilor de marketing pentru a naviga prin ele. Conține, de asemenea, informații suplimentare relevant doar pentru acel departament.

Luăm în considerare utilizarea paginilor de navigare pentru alte criterii de sortare (cum ar fi informațiile despre produs sau politicile generale ale companiei).

Un pas la un moment dat

Odată ce ați setat categoriile și paginile de navigare, utilizatorii pot lucra deja în el. Poate părea un pic dezordonat de la început, motiv pentru care avem câțiva administratörer desemnați, vård supraveghează menținerea unui anumit ordin.

Jag är folosit Baza de cunoștințe 2.0 de câteva luni acum și încă abia începem. Realizăm că suntem departe de o stare ideală de wiki perfect organizat și standardizat pe care toți utilizatorii (indiferent de experiență) îl cunosc pe de rost.

Credem că dezvoltarea treptată a bazei de cunoștințe, ekologiskt, de către utilizatorii implicați, duce în cele din urmă la o adoptare mai bună decât dacă am petrece luni pregătind un system pe care utilizatorii noștri ar trebui să-l studypentru al cu greu țge țele cu greu țge .

Recomandarea noastră este să observați îndeaproape cum o folosesc utilizatorii și să faceți mici pași incrementalii spre implementarea unor configurații organizaționale mai precise, cum ar fi șabloanele de pagină, regulile de tipography, etc. n beneficiul organizației dvs. ar trebui însoțit de o explicație a modului în care beneficiază toți cei implicați.

Slutsats

Noi, den lätta programvaran, jag avslutar migrationsprocessen och implementerar den och är helt enkelt. Prin UrMarea Acestor Sfaturi de Mai Sus și luând Inspirație, orice Companie Poate implementa o nouă bază de cunoștințe 2.0 Care Să îndeplinească nevoile lor oes și să -și păstreze cunoștin înyn sigure sigure sigure sigureț.

Gratis