Korleis implementerar Kunnskapsbase 2.0 i Harmony: Historia om Easy Software

Kva er Kunnskapsbase 2.0

Det är det perfekta sättet att få tillgång till företags kunskaper, integrering i Easy Redmine och kraftfulla verktyg för att organisera och dokumentera dokument, manualer, processer, kvalitetsstyrning och andra behov för att upprätthålla kunskap inom en organisation.

Les meir

Korleis vi skafte det

• Kva var utmaninga: Hos Easy Software vart mengda intern kunskap som skulle delast för komplex för den tidlegare løysinga. Berre en vanleg samling av artiklar i kategorier var inte längre nok.
• Kva vi trengte: Vi var på jakt efter en specialisert applikation, använd så mycket som mogleg till Easy Redmine. Det kunde definitivt vara öppen källkod, men vi stärkte det och Easy Redmine är öppen källkodsprogramvara.
• Kva løysing vi valde: BlueSpice passar perfekt till definitionen. Det är en lösning med öppen källkod, ett specialiserat wikiverktyg, med komplex kapacitet och integrering med Easy Redmine.

Korleis migrasjonen fann stad

Vi hade allereie existerande data i vår tidlegare kunskapsbase. Vi önska å överföra mykje av detta til den nya løysinga. Sjå dei sju stega vi har tatt:

1. Rydd opp i dataene i den upphavlege kunskapsbasen – starta före migrasjonen. Vi rekommenderar att sortera alla artiklar efter "sist uppdaterad" datum och gå från eldste till nyaste.

• Du vill upptäcka att många artiklar från toppen kan enkelt slängas
• Andra kan du lägga i en specifik kategori kalla "för genomgång" – du vill uppdatere dei seinare
• Nokre kan uppdaterast omgående
• Resten kan bli som de är

Till flygtips:

• Dersom flire personar skal gjennomgå artiklane, kan det vara en god idé att märka dem på ett eller annat sätt eller setje ett tilpassa filt – till exempel "Gjennomgått".
• Kolla även titlane på artiklane. Om de innehöll problematiska symboler, kan de leda till problem under migrasjonen. Hennes är några tips på mediawiki.org om sidetitlar og Lovege titelteikn.

Les meir

2. Installerare Kunnskapsbase 2.0 – teknisk leverans av funktioner. Sidan vi använder Easy Cloud, vart det gjort nästan automatiskt

3. Gjer nokre testmigreringar – vi var säkert på resultatet, så vi gjorde en testmigrering

• Vi kontrollerar sidatitlar, innhaldsformatering (överskrifter, avsnitt, lenker och bilete) och kategorier
• Vi checka kor lång tid det ville ta (vi hade över 900 artiklar å migrere)
• Vi gjorde nödvändiga ändringar i inhaldet i den upphavlege kunskapsbasen baserat på funna från testmigreringa
• Vi "uppdaterade" Kunnskapsbase 2.0-applikationen – tar bort all data

4. Information til brukarane våre

• Vi informerar om produksjonsmigrasjonsdatoen = efter denna tida är hovudkunnskapskjelda Kunnskapsbase 2.0. Efter denna tida vil brukarane berre ha lesetilgang til dei opphavlege artiklane (berre for referanse och samanlikning) korleis dei ser ut no och før
• Vi höll nokre rundar med brukaropplæring och utbildning för administratörer

5. Produksjonsimport

• Dagen kom då vi skulle trycka på knappen och migrasjonen vart køyrd
• Efter vår första sjekk, senka vi tillatelsane för alla roller i den upphavlege kunskapsbasen – til lesemodus

Sjå migrasjonsprosessen

6. Intern support

• Vi har många kollegor och en kanal i Microsoft Teams som brukar kunna svara på frågor om funktioner till Kunnskapsbase 2.0
• Nokre problem etter migrasjonen vart uppdaga i produktion. Sidan vi framleis hade den upphavlege aktiv, kunne vi løysa kvart problem på rätt sätt

7. Deaktiver opphavleg kunskapsbase

• Efter ungefär 6 veker avtok førespörslane om intern stöd
• Vi deaktiverar den upphavlege kunskapsbasen från vår Easy Redmine-applikation
• Vi rekommenderar en säkerheitskopiering innan du installerar tillägg

Korleis bolag accepterar en ändring

Kvar ändring i en organisation för att bli fullt accepterad. Starten är den svåraste, därför måste vi hålla brukarane våra uppdaterade om fördelarna med det nya systemet.

I fallt med Kunnskapsbase 2.0 är det upplagt att om du ikkje veit noko, bör du prova att söka först (glødelampe i sidepanelet). Du vil inte ha resultat i form av titeln på artikeln (som i den upphavlege Kunnskapsbasen), men också i inhaldet på sidan av första blikk => det är stor chans för att du får svar utan att behöva gå andra stader.

När brukaren enkelt och snabbt finner ønska kunskap från andra, är de mer tilbøyelege till å dele sin kunskap med de andra, för att få tjänasta och følelsen.

Korleis implementeringa gjekk føre seg

Kategoriar

Dei vart importerte frå den upphavlege Kunnskapsbasen, noko som är flott. Men strukturen (kategorier och underkategoriar) kunne ikkje teknisk bli importert. Det första vi gjorde var å genomgå kategorian, där sidan är organiserad.

Vi startade med 3 huvuddimensioner för kategorierna:

• Målgruppe - för kven är sida mest nyttig - fleire alternativ är tillatne som
• Sal
• Utveckling
• Marknadsføring
• Alla
• Dokumenttyp - kva typ kunskap blir delt. Etter kvart vil kvar typ ha sin egen mal, slik at dei ser standardiserte ut. Best practice seier at kvar side berre skal ha éin dokumenttype.
• Policys
• Korleis
• Bearbeta
• Upplärningsnotat och inspelning
• Emne - kva handlar sida om. Denna struktur kan gå djupare, sedan det är många tema i företaget. Å legge til sidan i ett ämneskategori är frivillig - ikkje påkrevd, om det inte finst ein passande kategori.
• Produkt
• Kjernefunktionar
• Ressursstyring
• Hjelpeskrivebord
• Agilt tavle
• infrastruktur
• Skya
• Tenar
• Hybridløysing
• Praktikant IT
• Team
• utsikterna
• Maskinvare
• Felles maskinvare
• Individuell maskinvare

Sidan kvar redaktør kan skapa nya kategorier, gör vi månadsrevisioner för att undvika att det blir uppretta många uklare ein-gongs-kategorier, en slags rydding i strukturen för att det inte ska bli kaos.

Navigationssider

Det är viktigt att brukarane kan navigera den nya applikationen godt. En naturlig del av navigeringen är hovudmenyn, som delvis kan tilpassas. Ett nyttigt tillägg är hemesida, som önskar läsarane är välkommen, lenker till artikeln om bästa praxis för Kunnskapsbase 2.0 och lenker till sida dedikert till avdelningar i företaget vårt.

Vid att klicka på f.eks. Marknadsføring blir brukaren sänt till indexen för marknadsføringssider för å bla genom. Den innehåller även tilläggsinformation som är relevant för avdelningen.

Vi bedömer att använda navigeringssider för andra sorteringskriterium (som produktinformation eller generella bolagsretningslinjer).

Ett steg om gongen

När du har satt upp kategoriane dine och navigationssidene dine, kan brukarane allereie jobbe i det. Det kan verke lite rotete i starten, därför har vi nokre utpeika administratör som passar på att det är lite ordning.

Vi har använts Kunnskapsbasen 2.0 i några månader no, och vi är berre i startfasen. Vi är klara över att vi är långt från en ideell tillstånd med en perfekt organiserad och standardiserad wiki som alla brukarar (uavhengig av erfarenhet) kan användas.

Vi tror att det är bättre att gradvis bygga upp kunskapsbasen, organisk, genom engasjerte brukarar, än att använda månader på å førebu eit system som brukarane våre måtte studere hardt för att förstå.

Vår anbefaling är noggrann observere korleis brukarane använder det och en liten steg mot att implementera mer presise organisatoriska konfigurationer, som sidemalar, typografiregler, osv. Kvar steg som till och med lite komplisera bruken av kunskapsbasen till det bästa för organisationen din, bör følgast upp med ei forklaring på korleis det gagnar alle involverade.

slutsats

Vi hos Easy Software är färdiga med migrerings- och implementeringsprocesser, och det är inte så. Genom att följa dessa tips och hämta inspiration kan alla företag implementera en ny Kunnskapsbase 2.0 som möter de unika behoven och bevarar kunskapen deira.

Prova det gratis