Så här implementerar du Knowledge Base 2.0 i Harmony: Historien om Easy Software

Vad är Knowledge Base 2.0

Det är den perfekta sättet att få åtkomst till en företagsinformation, integreras i Easy Redmine och leverer och kraftfulla verktyg för att organisera och skalera dokumentation, manualer, processor, kvalitetsstyrning och andra behov för att bibehålla kunskap inom en organisation.

Läs mer

Sådan skapades vi det

• Vad var utfordringen: Hos Easy Software blev mängden av intern kunskap, som skulle delas, för komplex för den tidigare lösningen. Bare en vanlig samling av artiklar i kategorier var inte längre nok.
• Hvad vi hade brug for: Vi ledte efter en specialiserad applikation, var tätt knuten till Easy Redmine som möjligt. Den skulle helt säkert vara öppen källkod, eftersom vi stöder det och Easy Redmine är programvara med öppen källkod.
• Hvilken lösning vi valde: BlueSpice passer perfekt till definitionen. Det är en öppen källkodslösning, och specialiserad wiki-verktyg, med komplex anpassningsförmåga och integration med Easy Redmine.

Sådan foregik migrationen

Vi hade redan befintliga data i vår tidigare kunskapsdatabas. Vi önskade att överföra mycket av det till den nya lösningen. Se hvilka syv trin vi har taget:

1. Rens data i den ursprungliga videndatabasen - starta före migrationen. Vi rekommenderar att sortera alla artiklar efter "senest uppdaterad" datum och gå från äldste till senaste.

• Du vil upptäckt, att många artiklar från toppen kan slettes
• Andra placerar du i en specifik kategori kallat "till genomgång" - du uppdaterar dem senare
• Några kan uppdateras med detsamma
• Resten kan forblive som de er

Till flera tips:

• Om flera personer ska igenom artiklarna, kan det vara en god idé at mærke dem eller angive et användardefinierat filt - f.eks. "Gennemgået".
• Tjek även titlerne på artiklarna. Om de innehåller problematiska symboler kan det orsaka problem under migrationen. Här är några tips på mediawiki.org om sidetitler og lovlige titeltegn.

Läs mer

2. Installerare Vidensdatabase 2.0 - teknisk leverans af funktionen. När vi kör på Easy Cloud, blev det nästan automatiskt

3. Udfør några testmigrationer - vi var inte säkra på resultatet, så vi lavede en testmigration

• Vi kontrollerar sidotitler, innehållsformatering (överskrifter, avsnitt, länkar och bilder) och kategorier
• Vi checkde, hvor lang tid det ville tage (vi hade över 900 artiklar, der skulle migreres)
• Vi förutsätter nödvändiga ändringar i innehållet av den ursprungliga kunskapsdatabasen baserad på våra resultat från testmigrationen
• Vi "opdaterad" Vidensdatabase 2.0-applikationen - ta bort alla data

4. Information till våra användare

• Vi informerar dem om produktionsmigrationsdata = efter detta tillfälle är primärvidenskilden Vidensdatabase 2.0. Efter detta tillfälle kan användarna ha skrivskyddet åtkomst till de ursprungliga artiklarna (kun till referens och jämförelse) för att se, hur de ser ut nu och för
• Vi har avhållit några rundor av användarträning och admin-färdighetsuppdateringar

5. Produktionsimport

• Dagen kom, var vi skulle klicka på knappen, och migrationen blev körd
• Efter vår första kontroll sænkede vi tillstånd för alla roller i den ursprungliga kunskapsdatabasen - till skrivbeskyttet tillstånd

Se migrationsprocessen

6. Internstöd

• Visa några användare och en kanal i Microsoft Teams, där våra användare kan ställa frågor om funktionen för Vidensdatabase 2.0
• Några problem efter migrationen blev hittade i produktionen. Da vi stadigt hade den ursprungliga aktiva, kunne vi lösa hvert problem sedan

7. Deaktiver original videndatabase

• Efter cirka 6 veckor efter supportanmodningerne
• Vi deaktiverade den ursprungliga kunskapsdatabasen från vår Easy Redmine-applikation
• Vi rekommenderar att låg en säkerhetskopi, inden du afinstallerer pluginet

Sådan accepteras företaget och ändringen

Enhver ändring i en organisation tar tid att bli fullt accepterad. Begyndelserne är de svåraste, därför ska vi bli genom att använda våra användare om fördelene med det nya systemet.

I fall med Knowledge Base 2.0 är det öppet, om du inte har något, ska du prova att söka först (pære i sidopanelen). Du vill se resultat inte kun i form av artikelns titel (som i den ursprungliga Knowledge Base), men också i själva innehållet af siderne ved første øjekast => der är en god chans för, at du får et svar uden at skulle gå på andra platser höna.

När användaren snabbt och enkelt kan hitta den önskade kunskapen från andra, är de mer tillåtna för att dela deras kunskap med andra, för att belöna tjänsten och känslorna.

Sådant genomförande

Kategorier

De blef importeret fra den ursprungliga Knowledge Base, vilket är fantastiskt. Men strukturen (kategorier og underkategorier) kunne inte teknisk importeres. Det första, vi gjorde, var att genomgå kategorierna, som sidorna är organiserade i.

Vi började med 3 huvuddimensioner av kategorier:

• Publik - vem är sedan mest nyttig för - flera möjligheter är tillåtna som
• försäljning
• Utveckling
• Marknadsföring
• Alla
• Dokumenttyp - hvilken type viden der deles. På sig vill varje typ ha sin egen skapalon, så de alle ser ensartede ud. Bedste praxis dikterer, på varje sida kan man ha en dokumenttyp.
• Policy
• Så här gör du
• process
• Træningsnoter och optagelser
• Emne - vad handler sedan om. Denna struktur kan gå dybere, då är många ämnen i företaget. Tillägg av en sida till en ämneskategori är frivillig - inte krävande, om den inte finns en lämplig kategori.
• Produkt
• Kernefunktioner
• Resursstyrning
• Hjälpeskranke
• Agil tavle
• infrastruktur
• cloud
• server
• Hybrid lösning
• Praktikant IT
• lag
• utsikterna
• hårdvara
• Delt HW
• Individuell HW

Alla redaktörer kan skapa nya kategorier, göra en månatlig revision för att undvika, att skapas för många uklare kategorier till enkeltbrug, en slags oprydning i strukturen, så den inte blir uoverskuelig.

Navigationsider

Det är viktigt att användarna kan navigera i den nya applikationen. Et naturligt element för navigering är huvudmenyn, som delvis kan anpassas. En användbar extra möjlighet är hemsidan, som du är välkommen att läsa, länkar till artiklen om bästa praxis för Knowledge Base 2.0 och länkar till sidan dedikerat till avdelningen i vår verksamhet.

Vid klicka f.eks. på Marketing blir användaren dirigeret til indexet over Marketing-sider for at genomse dem. Det innehåller också ytterligare information, som är relevant för avdelningen.

Vi överväger att använda navigationssider till andra sorteringskriterier (såsom produktinformation eller generell företagspolitik).

Et steg ad gangen

När du har ställt in din kategorier och dina navigationsider, kan du redan arbeta i det. Det kan virke lite rodet i starten, vilket är grunden til, at vi har några utnämnda administratörer, der sørger for, at der er orden.

Vi har använt Knowledge Base 2.0 i ett par månader nu, och vi är stadigt kungliga. Vi är klara över, att vi är långt från en ideel tillstånd av en perfekt organiserad och standardiserad wiki, som alla användare (uanset erfarenhet) känner utanad.

Vi tror på, att det är bättre att växa Knowledge Base gradvist, organiskt, genom dina engagerade användare, slut att använda månader på att förbereda et system, som våra användare skulle studera hårdt för att förstå.

Vår anbefaling är att noggrant observera, hur användaren använder det, och ta små trin mod att implementera mer exakta organisatoriska konfigurationer såsom sidokabeloner, typografiregler osv. Varje enda trin, som själv letar komplicerar brugen af ​​Knowledge Base til gavn för din organisation, bör ledsages af en forklaring på, hur det gavner alla involverade.

Slutsats

Vi hos Easy Software har avslutat migrations- och implementeringsprocessen, och nu är det din tur. Följ dessa tips och inspireras av alla företag som implementeras i en ny Knowledge Base 2.0, för att uppfylla deras unika behov och hålla deras kunskap säker.

Prova det gratis