De vanligaste misstagen när man startar ett nytt projekt

Varför underskattar projektledare och team initieringsfasen av projektet?

Det är inte så att projektledare är lata eller inkonsekventa. (Ja, det kan också hända men vi tror du siktar på att bli en TOPPspelare.) Saken är den att de flesta PM:s upplever en "hoppning-från-ett-projekt-till-en annan" situation. Om du inte hade tid att stänga den "mentala dörren" bakom projektet du just levererade MEDAN du redan är under press att starta ett nytt, kommer du med största sannolikhet att misslyckas – eller åtminstone göra misstag och dåliga beslut. Därför, innan du börjar köra ditt nya stora projekt, be om lite extra tid för att göra dig redo och fortsätt sedan steg för steg enligt våra råd.

"Bättre att ta en dag eller två extra att börja
ett nytt projekt – så att du kan omfamna
det både praktiskt och mentalt.”

Innan avspark

Det finns en del arbete som måste göras innan du kommunicerar ett nytt projekt till ditt team. Först och främst, börja med prata med din kund och intressenter om nedanstående ämnen. Skapa en ny mindmap att skriva ner all information, anteckningar och idéer i en logisk struktur, så att du kommer att ha dem alla på ett ställe, vilket är viktigt för en senare utvärdering.

• Vad händer om det här projektet aldrig blir av?
  
  Visst, du kan fråga det mer artigt: "Vad är syftet med projektet?" Men du behöver mer - att få din klient att tänka djupare om projektets verkliga inverkan och syfte. Därför är "Hur hjälper det här projektet att göra din strategi framgångsrik?" en mycket bättre fråga. Du skulle bli förvånad över hur ofta frågor som dessa ändrar själva beskrivningen i slutändan!

• En riktig historia: Ett mjölkproduktföretag kontaktade en reklambyrå för att komma med en ny reklamkampanj för att öka försäljningen. Efter en rad djupare frågor från byrån och flera debriefings ändrades hela inställningen till förfrågan. Problemet var inte att det saknades reklam utan helt enkelt för stora yoghurtbägare – det var helt enkelt för mycket mat för barnen, så de blev aldrig färdiga med all yoghurt, vilket sedan gjorde föräldrarna upprörda eftersom de var tvungna att slänga resterna. Det första som behövde göras var därför att ändra förpackningen på produkterna från nuvarande storlek till en mindre. När kunden väl gick med på denna förändring var det dags att skapa en reklamkampanj som kommunicerade produktens mer praktiska storlek.

• Hur mycket pengar har vi för projektet?
  
  Återigen handlar det inte bara om själva beloppet. Försök ta reda på om det finns några extra resurser (ifall du kommer på en speciallösning) eller om budgeten är fixerad. Var inte rädd för att också prata om ämnen som förfallodatum för fakturor, betalningssätt, andelar från extraförsäljningen, etc. Du kommer att uppskatta svaren när intressenter frågar dig om Kostnadsuppdelningsstruktur och kassaflödet för ditt nya projekt.

• När ska projektet levereras?
  
  Försök att få din klient att vara så exakt som möjligt. "I oktober" är inget svar. Eftersom det med största sannolikhet pågår flera projekt i ditt företag (och några av teammedlemmarna kanske arbetar med fler av dem), måste du anpassa tidpunkten inte bara efter din kunds önskemål utan också ditt företags nuvarande projektportfölj.

• Definiera sättet för kommunikation
  
  Spara dig själv mycket stress och definiera på både din och din kunds sida de personer eller team som ska kommunicera tillsammans om projektets framsteg. Så här får du samlad och strukturerad feedback istället för att få massor av kaotiska e-postmeddelanden från olika personer. Kom överens om att använda så få kommunikationskanaler som möjligt. När du väljer ditt projekthanteringsprogram, se till att det också har en smidigt fungerande app med smarta e-postmeddelanden.
  
  TIPS: För många projekt (särskilt digitala och mjukvaruutvecklingsprojekt) är det det tillrådligt att arbeta agilt. I så fall, dra nytta av antingen Scrum or Kanban styrelse. Du kan också presentera den för din kund och förklara principen för sprints.

Resultat? Efter denna förkick-off session, du är redo att definiera din järntriangel bestående av budgeten, omfattningen och tidsbegränsningarna. Bra, eller hur?

"Starta ett nytt projekt två gånger: på PM-till-klient
nivå och sedan med ditt lag.”

Hur man startar projektet med ditt team

Nu när du vet svaren från din kund kan du börja arbeta med projektet. Ta det lugnt, ordna dig själv, och få ditt team ombord.

1. Bygg ditt lag
   
   För att bygga ett Dream-team för ditt projekt måste du först kontrollera kapaciteten hos dina resurser. Få en aktuell översikt över försenade uppgifter och timfördelningsfrågor. Ta hänsyn till teammedlemmarnas semester och deras faktiska arbetsbelastning. Om det är en specifik roll som behöver tas, tveka inte att anlita en professionell från utsidan av företaget.
   
   Resultat: Ett heltäckande team baserat på tid + arbetsbelastningskapacitet, registreras i ditt PM-verktyg.
   
   
   
2. Ställ upp Kick-off-mötet
   
   Bjud in alla som ska jobba med projektet. Presentera fakta du har lärt dig av din klient och ge dina teammedlemmar möjlighet att ställa frågor. Bli inte besviken om du inte kan svara på några av dem trots din ansträngning före avspark. Tvärtom, var glad att lära dig om hålet innan du faller i det!
   
   TIPS: Beroende på projektet och din relation till kunden kan du även överväga att bjuda in din kund till kick-off mötet.
   
   Resultat: Debrief med klienten eller fortsätt till Work Breakdown Structure.
   
   
   
3. Få en överblick över alla idéer
   
   Om du läser våra bloggar regelbundet måste du ha märkt att vi ofta riktar våra läsares uppmärksamhet mot att göra tankekartor. Använd Att göra tankekartor verktyg för att dra fördel av att ha hela teamet i ett rum – eller i ett samtal. Skriv ner allt som är möjligt för att leverera hela projektet. Så här skapar du en lista med heltäckande idéer, och senare kan du prioritera dem och överföra några av dem till uppgifterna.
   
   Resultat: En visuell lista över alla möjliga uppgifter, skapad av alla teammedlemmar som arbetar med projektet.
   
   
   
4. Organisera uppgifterna i Gantt-diagrammet
   
   När du vet vilka uppgifter som måste levereras kan du organisera dem inom tidsramen. Det enklaste sättet att göra det är med hjälp av dra och släpp Easy Gantt. Lägg till milstolpar, deluppgifter och relationer mellan uppgifterna. När det är klart kan du dela det med ditt team så att alla medlemmar kan se hur deras arbete beror och är relaterat.
   
   Resultat: En visuell organisation av uppgifter i tidsramen.

"Om du har en återkommande typ av projekt,
spara lite tid genom att med hjälp av en projektmall. "

Slutsats

Starten av projektet avgör hela dess framsteg och den slutliga leveransen. För att undvika de vanligaste misstagen i början av ett nytt projekt, använda en uppsättning verktyg som hjälper dig ombord på ditt team bättre. Men framför allt, ta dig tid med kunden och samla in djup och detaljerad information om syftet med projektet och förväntningar på det.