Kva är fela du bör undvika när du planerar ett projektbudget

Prosjektbudgetet organiserar alla kostnadsestimater i kategorier och vidare till ett enkelt dokument som är mycket nyttigt på flera stadier av projektet.

Ett projektbudget är en av de viktigaste elementen i ethvert budget, och med god grund. Detta dokument används enbart som grund för flera beslut och kan spela en viktig roll för att avgöra framgång till ett projekt. Det fungerar också som en kontrollmekanism, som används för att mäta framdrift och kostnader, med jämna mellanrum, för att analysera resultaten till projektet.

Ett projektbudget använder flera källor till information, inklusive arbetslösningsstruktur, historisk information, initialt budsjett, nödvändiga resurser, uppskattning av aktivitetssvarighet och förväntad avvik.

 

Hur förbereda ett projektbudsjett?

Ange hur viktiga roller för ett projektbudget är, är det viktigt att projektbudsjettet är realistiskt och så nära verklighet som möjligt. Det är flera sätt att säkerställa att du har förberedd och framgångsrikt projektbudsjett.

 

1. Bestem en passende teknik

Innan du börjar med förberedelsen, måste du bestämma en lämplig teknik för ditt projektbudget. Avhängig analys av typen, naturen och målen till projektet, kan du välja analog estimering, top-down-estimering och/eller parametrisk estimering. Mens en av dessa tekniker kan fungera bättre för ett visst projekt, kan samma teknik vara uegnet för ett annat projekt som är olika i naturen. Följande må tekniken du välja för att följa projektbudgeten.

 

2. Utvikle och definiera KPI-er

Et projektbudsjett är bara så bra som sina Key Performance Indicators (KPI-er). Veldefinierade KPI-er vill göra det enklare för att övervaka och mäta element i ditt projektbudget. Du kan söka inspel från experter i ditt projekt och utveckla relevanta KPI-er i enlighet med det.

 

3. Dra nytte av historiska data og presedenser

Det är en god idé att börja med att använda och dra nytta av tidigare gjort budsjettering och analys. Inte bara kan du hämta inspiration från tekniker, analysator och information som har använts i tidigare data, du kan också lära dig vad som ska göras och vilka fel du inte ska undvika för projektbudsjettet du jobbar med.

 

4. Spar inte på detaljen

För att göra ett budsjett mer realistiskt och precist, är nyckeln till alla relevanta detaljer och data. Du bör försöka säkra att du inte har översatt några potentiella kostnader och inkluderat de minsta kostnaderna, eftersom de kan vara betydande för att påverka hela budgeten i framtiden. Konvensjonelt sett gjør inkorporering av mer data/information i budsjettet det mer exakt. Samtidigt är det också viktigt att inte säga rive med och tillsammans varje enda irrelevant informationsbit, bara för att göra det. På grund av resurs- och tidsbegränsningar, må du ha en stark dømmekraft för att avgjøre vad du ska tillsammans och vad du inte ska.

 

5. Genomgå och revidere

Så noggrant som ett projektbudget kan det vara, är det fortsatt bara en prognose som har en tendens till att avvika. Själv om du försöker ta hänsyn till alla potentiella faktorer, kan projektbudgeten bli konfronterad med några oåtkomliga och uventede faktorer som kan påverka projektbudsjettet ditt i betydande grad. Följelig är det viktigt att genomgå och revidera budsjettet ditt regelmässigt, och om du identifierar en avvik, må rapporteras till relevanta intressenter för att starta forsoningsprocessen.

 

Feil att undvika när du planerar och projektbudsjett

Hennes saker du måste undvika mens du planerar och förbereda ett projektbudsjett, för att det ska vara realistiskt, noggrant och slutfört.

 

1. Stole tungt på tidigare data

Mens bruk av tidigare data anses som god praxis, är det en fin linje mellan att använda det och å stola helt på det. Å stal tungt på tidigare data och inte gemensamt avvik, tidsvärde och eignede multiplikatorer vilket resulterar i dålig uppskattning och ett unøyaktigt projektbudsjett för slut.

 

2. Det är inte definierat ordentligt

Omfanget av ett projekt måste vara tydligt definierat på förhand, eller det kan göras till problem för budgetet ditt i senare stadier av projektet, där korrekta åtgärder vill ha mye på spill. En fullständig definition av omfånget kan leda till att kostnadsestimater blir utelatt från projektbudgetet, något som vill kasta tvil om trovärdigheten och precisheten av det.

 

3. Undervärdering av kostnader

Mens det är optimistisk är bra, kan det förekomma til att du undervurderer kostnader och presenterar urealistiske skattningar. Under utarbetandet av ett projektbudget kan du finna dig själv som vill undervurdera kostnaden bara för att få estimerade lägre och hjälpa projektbudsjettet ditt att följa vissa gränser. Mens du kanske kommer unna med det på kort sikt, vill det definitivt komma tillbaka och hemsöka dig fordi hvis budsjettanslagene dine är undervurdert och unøyaktige, vill du finna dig själv i kamp för att få godkända extra midler i senare stadier av projektet, för att fylla gapene som du inte tog hänsyn till i början.

 

4. Övervärdering av tilgjengelighet

En annan ting som kan glömmas när du planerar och projektbudsjett är att du måste ta hänsyn till utilgjengeligheten till teammedlemmene som jobbar med projektet. Ideelt sett vill du estimere att hela teamet kommer att vara tillgänglig 100 procent av den nödvändiga tiden, och du vill lage budsjettanslaget sedan. Män 100% tillgänglighet hör tilltalande ut, är det inte praktiskt möjligt i verkligheten, och du bör ta hänsyn till både förväntat och uventet utnyttjande av teammedlemmar och inkorporera denna faktor i projektbudgetet ditt.

 

5. Glemt å ta hensyn til skatter

Själv om det kan verka som ett litet problem, kan det ende upp med att vara årsaken til betydande kostnadsoverskridelser. Du måste sörja för att alla skatter och erbjudanden tar hänsyn till skatter, för att skapa ett mer snabbt budsjett.