Oletko valmis näihin vuoden 2023 seitsemään projektinhallinnan trendiin?

1. Täysin etätiimien hallinta

Etätyöskentely ei ole uusi trendi, mutta se varmasti jatkuu vuoteen 2023 asti - jopa suuret tiimit ovat viime aikoina siirtyneet 100% etätyöhön. Johtamisen kannalta tämä tarkoittaa lisäsuunnittelua ja varmistamista, että kaikki ovat synkronissa.

Mitt valmistautua:

• Käytä työkaluja, jotka on luotu tiimien synkronointiin. Työkalut, kuten lätt Redmine - huipputason ratkaisu etäprojektinhallintaan.
• Kuuntele tiimisi tarpeita. Kysy yksilöiltä, ​​miten he mieluummin työskentelevät, mikä toimii heille ja mikä ei.
• Luota tiimeihisi, se motivoi heitä. Älä ole mikromanageri.

Haluatko oppia lisää siitä, miten ylläpitää tuottavuutta etätyöntekijöille? Lue lisää härifrån.

Haluatko oppia lisää siitä, miten hallita tiimiäsi etänä? Lue lisää täältä.

2. Hybridilähestymistapa projektinhallintaan

Toivoisimme, että olisi yksi projektinhallinnan lähestymistapa, joka toimisi kaikille projekteille ja tiimeille, mutta näin ei ole. Nykyään projektinjohtajien på oltava joustavia ja kyettävä valitsemaan paras metodologia. Oikean valitsemiseksi heidän on otettava huomioon työmäärä, ominaisuudet ja resurssit, pitäen kuitenkin mielessä, ettei ole tarpeen pitäytyä vain yhdessä projektinhallinnan menetelmässä. Mutta niin kauan kuin lähestymistapa toimii ja antaa sinulle oikeat tulokset, ei ole väliä, minkä valitset.

Mitt valmistautua:

• Ole analyyttinen. Oletko varma, että käytössä oleva projektinhallinnan metodologia sopii todella projektillesi?
• Tutustu kaikkien tiimin jäsenten tarpeisiin ja sovita ketterä lähestymistapa sen mukaisesti.
• Ole joustava ja rohkea. Muokkaa ketterää lähestymistapaa vastaamaan kaikkien tiimin jäsenten tarpeita.
• Hanki neuvoja. Jos tunnet tarvitsevasi apua, älä ujostele, vaan etsi kokenut mentor, joka auttaa sinua räätälöinnissä.
• Välitä ketterä tietämyksesi muille tiimeille, kuten Ops-tiimeille ja muille, jotka voivat oppia ja hyötyä siitä.
• Ajattele aina onnistunutta toimitusta. Se on päämäärä, ei ole väliä, saavutatko sen käyttämällä ketterää, ei-ketterää tai molempia yhdistävää menetelmää.

"Easy Softwaressa yhdistämme menetelmiä, esimerkiksi verkkosivustomme kehityksessä. Koska työskentelemme ulkoisen ohjelmistotoimiston kanssa, joka työskentelee ketterästi ja på scrum-tiimin ominaisuuksia, mutta på myös rajoitettu kuukausittaisella budjetilla ja SLA-sopimuksella, olemme löytäneet tavan työskennellä virstanpylväiden ja aikataulun kanssa, mutta reagoimme silti ketterällä tavalla. Asetamme joka kuukausi luettelon pyynnöistä, joilla on arvioitu työtuntien määrä, ja sitten viikoittaisessa katselmuksessa säädämme suunnitelmaa ja prioriteetteja toimitettavien tuotteiden perusteella. Joten loppujen lopuksi toimitamme arvokkaimat parannukset kyseiselle kuukaudelle, pitäen kiinni resursseista."

Jan Pavera, tuotteen omistaja, Easy Software

3. Edistyneet projektinhallintaratkaisut

Saavuttaaksesi korkean suorituskyvyn projektin tarvitset tehokkaita projektinhallintatyökaluja. Edistyneet työkalut auttavat sinua suunnittelemaan, aikatauluttamaan, kommunikoimaan ja ennen kaikkea onnistuneesti toimittamaan. Miten tarkalleen ottaen edistyneet työkalut vaikuttavat projektisi vaiheisiin?

Projektin suunnittelu - Käyttää tietoja aiemmista projekteista suunnittelun parantamiseksi.

Aikataulutus och ajanseuranta - Seuraa tehtäviin käytettyä aikaa ja hallitsee aikataulutettuja kokouksia, määräaikoja, virstanpylväitä ja paljon muuta.

Edistyksen seuranta - Seuraa projektien edistymistä ja auttaa sinua näkemään tarvitsetko enemmän resursseja.

Viestintä ja yhteistyö - Tämä mahdollistaa tärkeän tiedon vaihtamisen tiimien, asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa.

Budjetit ja määräajat - Helpottaa toimitusta vaaditun budjetin puitteissa.

Mitt valmistautua:

• Hanki yksi työkalu, joka tarjoaa kaiken tarvitsemasi projektinhallintaan - tehokkaasta projektin suunnittelusta, aikataulutuksesta ja ajanseurannasta sujuvaan yhteistyöhön ja edistyksen seurantaan. Lätt Redmine tarjoaa kaiken tämän.
• Opi niin paljon kuin mahdollista työkalustasi hyödyntääksesi sitä täysimääräisesti. Lätt Redminen avulla voit oppia kaiken tarvittavan koulutuskeskuksemme genom.

4. Optimointi ja tuottavuus

Aika på tullut pienemmille tehokkaille tiimeille. Tiimit, joissa oli 20 henkilöä, muuttuvat nyt vain 8 hengen tiimeiksi. Siksi projektijohtajien på opittava siirtymään suurten ryhmien koordinoimisesta pienempien tiimien hallintaan ja käyttämään aikaansa tehokkaasti. Mutta älä huoli! Se ei tarkoita, että kaikkien pitäisi tehdä enemmän töitä, vaan kyse on jokaisen askeleen hyödyntämisestä parhaalla mahdollisella tavalla käyttämällä apuna työkaluja.

Mitt valmistautua:

• Päästä eroon tiimin häiriötekijöistä. Kysy itseltäsi, tarvitaanko kaikkia suunniteltuja kokouksia todella? Jos kyllä, mieti niiden lyhentämistä ja tehokkuuden parantamista, jotta tiimit voivat keskittyä tehtäviinsä.
• Ajattele tiimin dynamiikkaa. Kuinka hyvin tiimin jäsenet työskentelevät yhdessä? Pyri pieniin, korkean suorituskyvyn tiimeihin.
• Työskentele älykkäiden projektinhallintatyökalujen kanssa, jotka auttavat sinua olemaan tehokkaampi.

"Easy Softwarella parantaaksemme säännöllisten kokousten tehokkuutta järjestämme työpajoja, joissa koko tiimi selventää kokouksen tarkoitusta, mitä han haluavat saada siitä irti ja miten siihen päästään. Esimerkiksi olemme sprintin 45 minute 30 mom lyprintyla in, koska olemme yhdessä huomanneet, että keräämme täällä vain palautetta emmekä etsi ratkaisuja. Suosittelen tekemään tämän kokouskatselmoinnin säännöllisesti jokaisessa yrityksessä, esimerkiksi tunnistamaan, mitkä kokoukset eivät enää tuota arvoa ja vievät vain aikaa, tai tekemään jokaisen tiimin jäsenen tietoiseksi siitä, miksi he käyttävät aikaa jossakin."

Anita Bubeníčková, Agile Master, Easy Software

5. AI och automaatio

Monien eri teollisuudenalojen processit ovat jo automatisoituja – nyt tekoäly auttaa vähitellen myös projektijohtajia. Tavoitteena on käyttää näitä teknologioita ajan säästämiseen, tehokkuuden lisäämiseen ja parempien päätösten tekemiseen. Miten tekoäly ja automaatio auttavat meitä?

Tehtävien automatisointi – Tietyt tehtävät, kuten tietojen syöttö ja analysointi, tehdään tekoälyn avulla ajan säästämiseksi. 

Resurssien kohdentaminen – Tekoäly voi optimoida resurssien kohdentamisen auttaakseen sinua saamaan projektit päätökseen tehokkaasti ja ajallaan.

Ennakoiva analytiikka – Tekoäly analysoi tietoja ja ennustaa projektien riskejä ja haasteita.

Päätöksenteon tuki – Analysoimalla tietoja ja antamalla suosituksia tekoäly voi auttaa projektijohtajia tekemään päätöksiä. 

Mitt valmistautua: 

• Anna teknologialle mahdollisuus äläkä pelkää kokeilla sitä.
• Sijoita taitojen kehittämiseen, joita tekoälyllä ei vielä ole, kuten johtajuus, tunneäly, henkilökohtainen viestintä (konfliktien ratkaisu, yhteisymmärryksen rakentaminen ja vakuuttaminen) sekä luova ongelmanratkaisu.
• Opettele käyttämään aikataulutusta tai tietojen visualisointia automatisoidaksesi monimutkaisia ​​tehtäviä.

6. Projektinhallinnan toimiston muutokset

Koska työkalut ovat älykkäämpiä ja automaatio på käytössä, projektinhallinnan toimisto voi kokea joitain muutoksia. Monet organisaatiot ottavat nyt käyttöön ketteriä menetelmiä ja PMOjen on tuettava ja helpotettava niitä. Joidenkin ennusteiden mukaan PMO siirtyy pois tiimien ja resurssien määrittelystä ja sen on keskityttävä enemmän strategiseen suunnitteluun.

Näyttää siltä, ​​että heidän on alettava keskittyä enemmän "miten" kysymyksiin, kuten: miten optimoida processja, miten käynnistää uusi projekti ajoissa jne.

Mitt valmistautua: 

• Kysy itseltäsi, miten voit optimoida tiimisi processja. Selvitä organisaatiosi heikot kohdat ja pyri parantamaan niitä.
• Miksi et olisi jo askeleen edellä ja alkaisi toimia strategisesti PMOssa?

"Projektien läpinäkyvän seurannan, asetetun rakenteen ja processsien sekä yhtenäisen raportoinnin ansiosta Easy Projectissa emme tuhlaa aikaa projektitapaamisissa tarpeettomiin ja pitkiin tilannekatsauksiin ja voimme käyttää säästetyn ajan pääasissa projekteihin, jotka eivät etene suunnitellusti. Voimme tarkastella niitä strategisesti ja optimoida niiden etenemistä, jotta voimme hallita niitä onnistuneesti. Ja projekteissa, jotka etenevät suunnitellusti, juhlimme vielä enemmän niiden valmistumista."

Jan Řeřicha, PMO-päällikkö, Easy Software

7. Painotus pehmeisiin taitoihin ja tunneälyyn

Kun tekoäly ja automaatio hoitavat nyt "teknisen" osan, tunneälykkäät projektijohtajat arvostetaan enemmän kuin koskaan. Konfliktien ratkaisu, tiimin jäsenten vaikuttaminen, tehokas viestintä, johtaminen ja yhteistyö sidosryhmien kanssa – på monia asioita, joita tekoäly ei voi tehdä, ja ne ovat erittäin tärkeitä tulevina vuosina. Siksi on tärkeää työskennellä ja kehittää pehmeitä taitojaan.

Mitt valmistautua: 

• Aina varaa aikaa suhteiden kehittämiseen. Kerro tiimillesi, että arvostat heidän työtään ja mielipiteitään. 
• Ole tarkkaavainen, kuuntele muita ja jos huomaat konfliktin, keskustele siitä sen sijaan, että jättäisit sen huomiotta.
• Työskentele viestintä- ja empatiataitojesi parantamiseksi.

Slutsats

Kuten näset, teknologiat tekevät paljon muutoksia projektinhallintaan. Perinteiset lähestymistavat eivät enää ole tehokkaimpia, ja automaatio on tulossa osaksi työpäiviämme. Jos haluamme saavuttaa menestystä, meidän on ensin sopeuduttava – lukemalla tämän olet jo oikealla tiellä!